تعليمات رقم 4 لسنة 1986
رئيس مجلس الإدارة
بعد الاطلاع على قانون التأمين الاجتماعى رقم" 79 " لسنه 1975 والقوانين المعدلة له ،
وعلى القرار رقم 383 لسنه 1978 الصادر به لائحة محفوظات الهيئة ،
وعلى مذكرة الشئون القانونية بالتحقيق رقم 75 لسنه 1984 ،
ولصالح العمل
قرر :
مادة أولى : على جميع أجهزة الهيئة بالمركز الرئيسى وخارج المركز الرئيسى وجميع المناطق التأمينية مراعاة ما يلى فى شأن حفظ المستندات التى تتضمن مبادئ أو التزامات أو إنفاقات متعلقة بملكية الهيئة التى لا يستغنى عنها ويطلق عليها اسم المحفوظات المستديمة .
1. الاحتفاظ بهذه المستندات بالجهاز المختص حتى نهاية السنة المالية أو تاريخ مراجعتها بمعرفة الجهاز المركزى للمحاسبات أيهما أقرب ..
2. يجب قبل تسليم هذه المستندات أن توضع مستندات الصرف الخاصة بكل بند من بنود الميزانية وبكل نوع من الحسابات المختلفة داخل أضباره مستقلة يوضع عليها اسم الجهة والشهر والسنة ونوع الخصم وأرقام المستندات والتسويات ومبالغها وعدد أوراق كل منها بالتفصيل على أنه عند وضع الأضابير داخل محافظ من الكربون يوضح على ظاهرها اسم الجهاز أو المنطقة والشهر والسنة وأرقام البنود والحسابات الخاصة بالأضابير الموجودة بداخلها وبيان رقم المحفظة بالنسبة لمحافظ الشهر .
مادة ثانيه :
[list=margin-top:0cm]
[*]
يتم تسليم المستندات إلى غرفة الحفظ الفرعية بموجب حوافظ من أصل وصورة ( وفق النموذج المرفق ) متضمنة خانات ثلاث الأولى ويدرج بها بيان المستندات على النحو الوارد فى البند (2) من المادة الأولى .. أو الخانة الثانية يثبت فيها كتابه مستندات الحافظة كاملة أو غير كاملة الخانة الثالثة تخصص لإثبات أرقام المستندات الناقصة إن وجد على أن يوقع فى هذه الخانة أمامها بذلك كل من المسلم والمستلم على حد سواء فى كل من الأصل والصورة لتحديد المسئولية فى حالة الفقد بصفة قاطعه .[/list]
2. على غرفة الحفظ الفرعية المطالبة بالمستندات المناقصة كتابة لموافاتها بها خلال أسبوعين من تاريخ المطالبة .. وفى حالة عدم ورودها يتم عرض الأمر على الرئيس المختص للعمل على سرعه ورودها أو التحقيق فى الأمر على أن تحفظ هذه المستندات فى أماكن مغلقة بعيدا عن التداول لغير العاملين المختصين إلى أن ينتهى الجهاز المركزى للمحاسبات من مراجعتها حيث يتم بعد ذلك نقلها إلى غرف الحفظ الرئيسية .
مادة ثانية : يعمل بهذه التعليمات اعتبارا من تاريخ صدورها .
تحريرا فى : 19/1/1986
رئيس مجلس الإدارة
( محمد محمد الحسينى عبد الهادى )
