تعليمات رقم (6) لسنة 1987
ـــــــــــ
رئيس مجلس الادارة :
بعد الاطلاع : على قانون العاملين المدنيين الصادر بالقانون رقم 47 لسنة1978 والقوانين المعدلة له 0
وعلى اللائحة المالية للهيئة الصادرة بقرار مجلس الادارة رقم 1 لسنة 1986 ،
وعلى كتاب الادارة العامة للحاسب الالى المؤرخ 23/3/1987 ،
ولصالح العمل 0
قــــــــــــرر
ـــــــــــــــــ
مادة أولى : تتبع الاجراءات الاتية فى شأن نظام صرف الاجور الشهرية للعاملين بالهيئة اليا بواسطة الحاسب الالى :
أولا : قسم المرتبات بادارة شئون العاملين
1ـ استلام كشوف الخصومات التى ينتهى خصمها اول كل شهر من ادارة العمليات بالحاسب والتاشير بذلك على السجلات 0
2ـ تحرير نموذج التعديلات التى تطرأ على اجور العاملين المرفق وكذا نموذج اضافة للبدلات او الخصومات ونموذج اضافة عامل جديد ورقمه من واقع الطبعة الخاصة بالقسم على ان تكون جميع هذه النماذج من اصل وصورة وارسال الاصل الى ادارة العمليات بالحاسب الالى بموجب اخطار موضح به عددالاخطارات لتنفيذ هذه التعديلات 0
3ـ استلام كشوف التعديلات وطبعة الخصومات الملغاه فعلا عن طريق الحاسب من ادارة العمليات لمراجعتها فى اليوم الثامن من كل شهر 0
4ـ ارسال التعديلات بعد المراجعة الى ادارة العمليات بالحاسب الالى فى اليوم الثامن والتاسع من كل شهر وطلب البروفه الاولى من ادارة العمليات بخطاب فى اليوم التاسع من تنفيذ التعديلات على ان تسلم هذه البروفه لقسم المرتبات اليوم العاشر من كل شهر ما يلى :
( أ ) الصرفية الكاملة هيئة / بنوك 0
( ب ) طبعة لميزانيات الادارة بالكامل
( جـ ) طبعة للخصومات الخارجية من نسختين ويتولى قسم المرتبات ارسال نسخة منها الى ادارة الحسابات المركزية لمراجعتها على سجلاتها اليوم العاشر من كل شهر 0
5ـ ارسال التعديلات بعد المراجعة يومى العاشر والحادى عشر من كل شهر الى ادارة العمليات بالحاسب الالى لتنفيذها وطلب البروفه الثانية اليوم الحادى عشر من كل شهر بموجب خطاب الى هذه الادارة
6ـ تسلم البروفه الثانية للادارات التى بها اخطاء وميزانيتها وطبعة ايضا للخصومات الخارجية لمراجعتها يومى الثانى عشر والثالث عشر من كل شهر بعد التاكد من تنفيذ التعديلات النهائية تطلب طبعة نهائية يوم الثالث عشر من كل شهر وايه اخطاء تظهر بعد ذلك يحال المراجع للتحقيق 0
7ـ تسلم الطبعة النهائية من ادارة العمليات يوم الرابع عشر من كل شهر من :
( أ ) الصرفية بالكامل هيئة ـ بنوك على ان ترسل لادارة الحسابات المركزية فى نفس اليوم 0
( ب ) ميزانية الادارة بالتفصيل وميزانية نهائية من ثلاث نسخ احداهن الى الحسابات المركزية والاخرى الى قسم المعاشات والنسخة الاخيرة تحفظ بقسم المرتبات 0
( جـ ) ميزانية عامة واستمارة 3 تأمين ومعاشات وميزانية رعاية الطفل وطبعة من الخصومات الداخلية التى تستحق للهيئة تسلم الى قسم المعاشات 0
( د ) طبعة التعديلات الشهرية للعاملين بعد اجراء الحساب عليها لحفظها بقسم المرتبات
( هـ ) نسختين من الخصومات الخارجية تحفظ احداهن بقسم المرتبات وترسل الاخرى لادارة الحسابات المركزية 0
8ـ فى حالة طلب تعديل لاى بيان يتولى قسم المرتبات اخطار ادارة العمليات بالتعديل المطلوب
9ـ استلام طبعتين تفصيلتين لمرتبات عن شهر يوليو من كل عام من ادارة العمليات على ان تسلم طبعة منها لادارة الحسابات المركزية 0
ثانيا : قسم المعاشات بادارة شئون العاملين
استلام ميزانية الادارة بالكامل والميزانية العامة واستمارة 3 تأمين ومعاشات وميزانية رعاية الطفل وطبعة مفصلة من الخصومات الداخلية التى تستحق للهيئة فى اليوم الرابع عشر من كل شهر من قسم المرتبات 0
ثالثا : ادارة الحسابات المركزية
1ـ استلام نسخة من الخصومات الخارجية من قسم المرتبات فى اليوم العاشر من كل شهر لمطابقتها على السجلات التى لديها واخطار قسم المرتبات بنتيجة المراجعة فى ميعاد اقصاه صباح اليوم الحادى عشر من كل شهر 0
2ـ استلام الصرفية النهائية ـ هيئة / بنوك لقيدها بالسجلات
3ـ استلام الميزانية النهائية لجميع الادارات
4ـ استلام طبعتين من الخصومات الخارجية للاحتفاظ بها
5ـ استلام طبعة مفصلة لمرتبات العاملين عن شهر يوليو من كل عام
رابعا : ادارة العمليات بالحاسب الالى
1ـ ارسال طبعة الخصومات المنتهية حتى شهر التشغيل حتى شهر الى قسم المرتبات
2ـ يتلقى اصل نماذج التعديلات من قسم المرتبات والاحتفاظ بها من اول كل شهر حتى اليوم السابع لتنفيذها وتسلمه اخطارا من قسم المرتبات بما يفيد انتهاء التعديلات وطلب طبعها 0
3ـ ارسال طبعة الخصومات التى تم الغاءها فعلا وطبعة التعديلات الى قسم المرتبات اليوم الثامن من كل شهر
4ـ تنفيذ تصحيحات التعديلات وارسالها الى قسم المرتبات حتى اليوم التاسع واستلامه من قسم المرتبات ما يفيد طلب البروفة الاولى 0
5ـ ارسال البروفة الاولى يوم العاشر من كل شهر مكونة من الصرفية الكاملة هيئة ـ بنوك وطبعة الميزانيات بالكامل طبعة للخصومات الخارجية من نسختين ونسخة من الخصومات الداخلية
6ـ تنفيذ تعديلات البروفة يومى العاشر والحادى عشر من كل شهر مع استلام ما يفيد طبع البروفة الثانية من الادارات التى بها تعديلات
7 ـ ارسال البروفة الثانية يومى الثانى عشر وتنفيذ تعديلاتها يومى الثانى عشر والثالث عشر على ان يتسلم ما يفيد طبع النسخة النهائية للمرتبات يوم الثالث عشر من كل شهر موقع عليها من مدير عام ششون العاملين
8ـ ارسال الطبعة النهائية يوم الرابع عشر من كل شهر الى قسم المرتبات مكونة من :
( أ ) الصرفية بالكامل هيئة / بنوك
( ب ) ميزانية الادارات بالتفصيل وثلال نسخ من الميزانية النهائية للادارات
( جـ ) ملخص ميزانية عامة واستمارة 3 تامين ومعاشات وميزانية رعاية الطفل وطبعة من الخصومات الداخلية
( د ) طبعة التعديلات الشهرية للعاملين بعد اجراء الحساب عليها 0
( هـ ) نسختين من الخصومات الخارجية 0
9ـ يتم الاحتفاظ بنسخة من الملفات الاتية على شرائط :
( أ ) الملف الاساسى للمرتبات
( ب ) الملف بعد حساب المرتبات
( جـ ) ملف التعديلات
على ان يتم الاحتفاظ بها لمدة شهر واحد ثم يتم تجميعها على الملفات المجمعة واخطار ادارة النظم والبرامج باى مشكلات او اخطاء فى البرامج تظهر اثناء التنفيذ خلال 24 ساعة من معرفة الخطأ 0
خامسا : ادارة النظم والبرامج بالحاسب الالى
1ـ تتولى الادارة اجراء التعديلات اللازمة فى البرامج بناء على طلب من السيد مدير عام شئون العاملين
2ـ اخطار كل من ادارة العمليات وادارة شئون العاملين بصورة تفيد بأن التعديلات المطلوبة قد تم تنفيذها مع الاهتمام برفع البرامج قبل التعديل حتى لا تستخدم مرة اخرى الا حين طلبها 0
سادسا توزيع نماذج المرتبات
ـ يتولى صرافو الهيئة توزيع بيان اجر عامل على مندوبى المناطق ومندوبى الصرف بالمركز الرئيسى حين تسلمهم كشوف المرتبات على ان يقوم مندوبوا الصرف بتوزيع هذا البيان على العاملين اثناء صرف المرتبات
مادة ثانية : يعمل باحكام هذه التعليمات اعتبارا من 1/4/1987 0
تحريرا فى 1/4/1987 رئيس مجلس الادارة
( محمد محمد الحسينى عبد الهادى )
