تعليمات رقم (5) لسنة 1987
ـــــــــــ
رئيس مجلس الادارة :
بعد الاطلاع :
على قانون التأمين الاجتماعى الصادر بالقانون رقم 79 لسنة 75 والقوانين المعدلة له 0
وعلى المذكرة المقدمة من الميكروفيلم فى شأن تطوير نظام توثيق اخطارات الصرف الدورى ، ولصالح العمل 0
قــــــــــــرر
ـــــــــــــــــ
مادة أولى : تتبع الاجراءات الاتية بشأن تصوير اخطارات الصرف الدورى بادارة الميكروفيلم قبل تسجيلها بالحاسب الالى فى مجال تطوير العمل بنظام الميكروفيلم 0
اولا : المناطق التامينية :
تتولى تسليم اصول اخطارات الصرف الدورى لادارة الميكروفيلم على ان يراعى ان تكون هذه الاصول هى النسخة البيضاء دائما مع حافظة من اصل وصورة وتسليم باقى صور الاخطارات الى سكرتارية الصرف الدورى مع الصورة الثانية للحافظة فى موعد اقصاه يوم 15 من الشهر الذى يسبق الشهر السابق للاستحقاق 0
ثانيا : ادارة اعداد البيانات
1ـ توافى ادارة اعداد البيانات باصول الاخطارات الدورية من ادارة الميكروفيلم بعد تصويرها تباعا مع صورة من الحوافظ فى موعد اقصاه يوم 18 من الشهر الذى يسبق السابق للاستحقاق 0
2 ـ التحقق من وجود الرقم الميكروفيلمى على كافة الاخطارات قبل تسليمها الى الحاسب الالى 0
ثالثا : ادارة مراجعة النتائج
وتتولى التحقق من صحة تسجيل الرقم الميكروفيلمى ضمن البيانات التى تقوم بمراجعتها باخطارات الصرف الدورى على البروفات الواردة من الحاسب 0
رابعا : الحاسب الالى
1ـ يتلقى اصول اخطارات الصرف الدورى من ادارة اعداد البيانات ويتم تسجيل الرقم الميكروفيلمى مع البيانات الاخرى للاخطارات 0
2 ـ تسجيل بيانات الرقم الميكروفيلمى على ملف مؤقت فهرس الميكروفيلم الشهرى مسلسلا وفقا للرقم الميكروفيلمى ورقم الربط فى موعد غايته يوم 20 من الشهر السابق للاستحقاق على ان يكتفى بوضع رقم الميكروفيلم على ملف التعديلات وفهرس الميكروفيلم دون الملف الاساسى للمعاشات 0
3ـ بعد مراجعة بيانات الفهرس المؤقت بواسطة ادارة الميكروفيلم يتم نقل البيانات الى الفهرس الدائم للميكروفيلم بعد الحصول على اخطار باتمام المراجعة من ادارة الميكروفيلم
4ـ اعداد البرامج اللازمة لتنفيذ النظام الجديد 0
خامسا : ادارة الصرف الدورى
1ـ يتولى الصرف الدورى موافاة ادارة الميكروفيلم بصورة من حوافظ الاخطارات التامينية فى موعد غايته 25 من الشهر السابق لشهر الاستحقاق مدرجا بها الرقم الميكروفيلمى 0
2 ـ استلام بيان الحالات التى تكشف عدم تنفيذها من ادارة الميكروفيلم فى موعد اقصاه 15 من شهر الاستحقاق واعادتها الى ادارة الميكروفيلم خلال اسبوع من تاريخ استلامها موضحا بها اسباب عدم التنفيذ 0
سادسا : ادارة الميكروفيلم
1ـ تلقى اصول اخطارات الصرف الدورى من المناطق التأمينية مع حافظة من اصل وصورة ومراجعتها وترقيم الحوافظ بارقام مسلسلة شهريا وافراد سجل لقيدها يصمم بمعرفة المشرف الفنى 0
2ـ منح اصول الاخطارات ارقاما ميكروفيلمية وتصويرها وتسليم الاخطارات بعد ذلك صورة الحافظة الى ادارة اعداد البيانات اولا باول فى ميعاد اقصاه 18 من الشهر السابق الذى يسبق شهر الاستحقاق فيما عدا اخطارات الاستبدال فيكون اخر موعد لها يوم 5 من الشهر السابق لشهر الاستحقاق 0
3ـ بعد انتهاء الصرفية تتخذ الخطوات الاتية :
( أ ) مراجعة الفهرس الشهرى المؤقت من الشاشات الموجودة بالادارة على الحوافظ اخذا فى الاعتبار الاخطارات التى اعيدت للمناطق بموجب حوافظ من ادارة الصرف الدورى 0
( ب ) اخطار ادارة الحاسب الالى بانتهاء المراجعة وذلك لاضافة بيانات ملف الفهرس المؤقت الشهرى الى ملف الفهرس الدائم للميكروفيلم فى ميعاد اقصاه يوم 15 من شهر الاستحقاق 0
( جـ ) اعداد كشف ببيان الحالات التى لم ترد فى ملف الفهرس المؤقت او حوافظ الاخطارات المرتجعة وتسليمها لادارة الصرف الدورى 0
( د ) تصوير حوافظ الاخطارات الدورية وحوافظ الاخطارات المرتجعة وكشوف الاخطارات التى لم تنفذ بعد التأشير عليها من الصرف الدورى من موقفها من التنفيذ 0
( و ) على ادارة الميكروفيلم اخطار المناطق التامينية ببيان الاخطارات التى لم تنفذ ولم تعاد الى المناطق لتتولى الاجراء اللازم نحو الصرف 0
( هـ ) اعداد تقرير شهرى يعرض على السيد الاستاذ / رئيس مجلس الادارة بما تم انجازه فى هذا الشأن مع بيان اسباب عدم التنفيذ للاخطارات التى لم ترجع ولم تنفذ 0
مادة ثانية : يعمل بهذه التعليمات اعتبارا من اخطارات شهر يونيو1987 0
تحريرا فى 15/1/1987 رئيس مجلس الادارة
توقيع
( محمد محمد الحسينى عبد الهادى )
