تعليمات (16) لسنة 1988

 
رئيس مجلس الادارة
 
بعد الاطلاع : على قانون التامين الاجتماعى رقم " 79 " لسنة 1975 والقوانين المعدلة له ،
وعلى التعليمات رقم " 33 "  لسنة 1981 فى شان مايتبع نحو اعداد وتنفيذ اخطارات الصرف  الدورى او تعديلاتها ،
وعلى التعليمات رقم "5 " لسنة 1987 بشان تصوير اخطارات الصرف الدورى بالميكروفيلم قبل تسجيلها بالحاسب الالى ؛
وعلى المذكرة المقدمة من الادارة العامة للتنظيم و الادارة ،
 
ولصالح العمل 0
 
مادة اولى : تلتزم جميع المناطق التامينية واجهزة الهيئة المختصة بالمركز الرئيسى بتنفيذ احكام التعليمات رقم " 33 " لسنة 1981 00 والتعليمات رقم  "5 " لسنة 1987 بشان اعداد وتنفيذ اخطارات الصرف الدورى او تعديلاتها وفقا لما يلى :-
 
اولا : المناطق التامينية :-
 
1ـ تحرر الاخطارات من اصل و 3 صور ويرسل الاصل + صورة الى الهيئة وتحفظ صورة بملف صاحب الشان وكذا صورة بملف خاص بالاخطارات 0 0 وتسلم اصول الاخطارات الى ادارة الميكرو فيلم والصور الى سكرتارية الصرف الدورى مع صورة الحافظة 00 على ان يراعى ان يكون اصل الاخطار هو النسخة البيضاء دائما وان يكون تسليم اصل الاخطار وصورة منه فى موعد اقصاه يوم 13 من الشهر الذى يسبق الشهر السابق للاستحقاق 0
2ـ استخدام كل اخطار فى الغرض المخصص له وألا يتم التعديل الا على الاخطار المخصص له حتى لا يترتب على ذلك أخطاء فى الصرف 0
 
ويراعى فى حالة وفاة المورث واعداد اخطار جديد للورثة اعداد اخطار اخر للقطع الكلى للمورث 0
 
3- الدقة فى استيفاء بيانات الاخطار وعدم الشطب او الكشط او 00 التحشير وتوقيع محررى الاخطارات وكتابة الاسم بكل وضوح تحت التوقيع 0
 
4- استيفاء جميع الاكواد المرفقة بالاخطار بمنتهى الدقة كما لايجوز ضم اكثر من كود والرجوع الى التعليمات المطبوعة خلف الاخطار  والالتزام بها بكل دقة 00 مع مراعاة مطابقة كود جهة الصرف مع اسم جهة الصرف وكود الجهة المطلوب الخصم لها مع توضيح اسم الجهة ( بنك 00 فرع00 كود) ( تامين صحى فرع –00 كود)
 
            5ـ اعتماد الإخطارات من مدير المنطقة أو نائبه وختمها بخاتم المنطقة 0
 
6- تسليم اخطارات الصرف الدورى المعدة بمعرفة الاقسام المختصة بالمناطق الى قسم الطبعة
( الصرف الدورى ) بالمنطقة بموجب نظام التسليم والتسلم الداخلى ويتولى القسم تجميع الاخطارات واعداد حافظة التسليم والتسلم الى المركز الرئيسى مع امساك سجل خاص لعملية الاستلام والتسليم وفق النموذج المرفق 0
 
7 ـ تعد حافظة تسليم الاخطارات للمركز الرئيسى من اصل وثلاث صور وفق النموذج المرفق وترقم بارقام مسلسلة شهرية وتكتب هذة الارقام وتاريخ الحافظة على كل اخطار مع تفقيط عدد الاخطارات المبينة بكل حافظة بمعرفة مدير المنطقة او نائبه وتوقيعه بذالك وتختم الحافظة بخاتم المنطقة ويسلم الاصل وصورتين الى قسم سكرتارية اخطارات الصرف الدورى ( اصل + صورة للميكروفيلم – وصورة للصرف الدورى )00 مع مراعاة عدم اضافة اية اخطارات بعد تقفيل الحافظة 0
 
8 ـ يراعى اعداد حافظة الاخطارات الدورى بنوك واخرى لاخطارات الدورى بريد .
 
9 ـ تحدد مواعيد تسليم اخطارات الصرف الدورى من المناطق الى المركز الرئيسى فى المواعيد المحددة بالكشف المرفق ويكلف المندوب باتمام عملية التسليم بحضوره دون القيام باية مهام اخرى الا بعد اتمام عملية التسليم .
 
10 ـ مراجعة الاخطارات المعادة من المركز الرئيسى مع اتخاذ الاجراءات المناسبة لتصحيح الحالة
 
11 ـ مراجعة صور اخطارات الصرف الدورى ( الجديد 00 التعديلات 00 القطع ) على الشاشات الالكترونية بالنسبة للمناطق التى يوجد بها شاشات والتحقق من تنفيذها وفق المطلوب مع اثبات نتيجة المراجعة بالطبعات
 
12 ـ تستوف نماذج توقيع مديرى المناطق ونوابهم المرفقة من ثلاث نسخ وتعتمد من السيد / رئيس الادارة المركزية المختص وتسلم نسخة منها لقسم سكرتارية الاخطارات وصورة لدى قطاع المناطق والاخرى بالمنطقة مع مراعاة الاخطار باية تعديلات لهذه الحالات
 
ثانيا : سكرتارية الاخطارات
 
      ينشأ قسم سكرتارية اخطارات الصرف الدورى تحت اشراف السيد / مدير عام الصرف الدورى ويزود بالعدد الكافى من العاملين بالصرف الدورى والميكروفيلم ويختص القسم بما يلى :
 
      1ـ فحص ومراجعة الاخطارات من الناحية الشكلية والتحقق من اثبات الاخطارات بالحافظة
 
      2ـ مطابقة التوقيعات على النماذج المحفوظة بالقسم واثبات صحة ومطابقة التوقيعات بالاخطارات والحافظة .
 
      3ـ التأشير بالحافظة امام الاخطارات المقبولة .
 
      4ـ الإخطارات الغير مقبولة تعاد للمنطقة على الحافظة مع التأشير باسباب عدم قبولها .
 
      5ـ استلام الاخطارات والحافظة والتوقيع على صورة الحافظة بما يفيد الاستلام .
 
 
ثالثا : اعداد البيانات
 
      1ـ تواف ادارة اعداد البيانات باصول الاخطارات الدورية من ادارة الميكروفيلم بعد تصويرها تباعا مع صورة من الحوافظ فى موعداقصاه يوم 18من الشهر الذى يسبق الشهرالسابق اللاستحقاق0
 
 
 
            2ـ التحقق من وجود الرقم الميكروفيلمى على كافة الاخطارات قبل تسليمها الى الحاسب الالى
 
            3 ـ مراجعة نماذج التعديل والجديد بكل دقة على الشاشات الالكترونية او بالطبعات الموجودة لديها بحسب الظروف والتحقق من صحة الحالة المطلوب تعديلها او عدم وجود حالات بنفس رقم الربط للحالات الجديدة
 
            4 ـ التحقق من صحة البيانات الاشارية والتأكد من مطابقة كود جهة الصرف  مع اسم جهة الصرف وكود الخصم والجهة المطلوب الخصم لها
 
            5 ـ عدم اجراء اى تعديل فى الاخطارات الواردة من المناطق 00 وفى حالة وجود اى شك فى صحة البيانات يعاد اصل الاخطار والصورة بمعرفة الصرف الدورى بعد التاشير على الاصل من اعداد البيانات والتوقيع بالاخطار امام كل حالة بعد عرضه على السيد مدير الادارة المختص وتكون الاعادة بموجب حافظة تسليم توضح الاخطاء الموجودة بالاخطار امام كل حالة
 
            6 ـ مراجعة البروفات التى ترد من الصرف الدورى والتوقيع على ملاحظات البروفة بما يفيد ذلك
 
            7 ـ تلقى طبعة البروفة التمهيدية المرفوضة من الحاسب وتصفية المرفوض تماما 0 وعلى ادارة التشغيل بالحاسب الا تبدأ باى بروفة الا بعد اخطارها من قبل ادارة اعداد البيانات بان المرفوض قد عولج تماما
 
رابعا : اجهزة الصرف الدورى
 
            1ـ يتولى الصرف الدورى موافاة ادارة الميكروفيلم بصورة من حوافظ الاخطارات التى اعيدت للمناطق التامينية فى موعد غايته " 30 " من الشهر السابق لشهر الاستحقاق مدرجا بها الرقم الميكروفليمى
 
            2ـ استلام بيان الحالات التى تكشف عدم تنفيذها من ادارة الميكروفيلم فى موعد اقصاه " 15 " من شهر الاستحقاق واعادتها الى ادارة الميكروفيلم خلال اسبوع من تاريخ استلامها موضحا بها اسباب عدم التنفيذ
 
            3ـ مراجعة الاخطارات اثناء التنفيذ بكل دقة والتحقق من صحة التنفيذ والتوقيع بما يفيد ذلك 0 وفى حالة وجود اى شك فى صحة البيانات يعاد الاخطار للمنطقة المختصة بعد العرض على السيد مدير الادارة مع التنسيق فى ذلك مع ادارة اعداد البيانات وفق البند الرابع من الفقرة ثالثا وتكون الاعادة بخطاب يوضح الاخطاء الموجودة بالاخطار
 
خامسا : مراجعة النتائج
 
            1ـ التحقق من تسجيل الرقم الميكروفيلمى ضمن البينات التى تقوم بمراجعتها باخطارات الصرف الدورى على الطبعات الواردة من الحاسب
 
            2 ـ مراجعة الحالة كاملة بعد التسجيل والتحقق من صحة التنفيذ والتوقيع بما يفيد ذلك على الاخطار
 
            3ـ معالجة المرفوض المرفق مع الطبعات معالجة تامة بحيث تنتهى المراجعة مع عدم وجود اى حالة مرفوضة
 
            4ـ مراجعة التكويد من المناطق وتصحيح اخطاء التكويد للمناطق
 
سادسا : ادارة الميكروفيلم
 
            1ـ تلقى اصول اخطارات الصرف الدورى الواردة من المناطق التأمينية مع حافظة من اصل وصورة بمعرفة مندوب الوارد بقسم الاخطارات ويتم ترقيم الحوافظ بارقام مسلسلة شهريا وافراد سجل لقيدها
 
            2ـ منح اصول الاخطارات ارقاما ميكروفيلمية وتصويرها وتسلم الاخطارات بعد ذلك مع صورة الحافظة الى ادارة اعداد البيانات اولا باول فى ميعاد اقصاه 18 من الشهر السابق الذى يسبق شهر الاستحقاق فيما عدا اخطارات الاستبدال فيكون اخر موعد لها يوم " 5 " من الشهر السابق لشهر الاستحقاق
 
            3ـ بعد انتهاء الصرفية تتخذ الخطوات الاتية :
 
            ( أ ) مراجعة حالات الفهرس المؤقت مع الشاشات الموجودة بالادارة على الحوافظ اخذا فى الاعتبار الاخطارات التى اعيدت للمناطق بموجب حوافظ من ادارة الصرف الدورى
 
            ( ب ) اخطار ادارة الحاسب الالى بانتهاء المراجعة وذلك لاضافة بيانات ملف الفهرس المؤقت الشهرى الى ملف الفهرس الدائم للميكروفيلم فى ميعاد اقصاه يوم 25 من شهر الاستحقاق
 
            ( جـ ) اعداد كشف ببيان الحالات التى لم ترد فى ملف الفهرس المؤقت او حوافظ الاخطارات المرتجعة وتسليمها لادارة الصرف الدورى
 
            ( د ) تصوير حوافظ الاخطارات الدورية وحوافظ الاخطارات المرتجعة وكشوف الاخطارات التى لم تنفذ بعد التاشير عليها من الصرف الدورى عن موقفها من التنفيذ
 
سابعا : الحاسب الالى
 
            1 ـ يتلقى اصول اخطارات الصرف الدورى من ادارة اعداد البيانات ويتم تسجيل الرقم الميكروفيلمى مع البيانات الاخرى للاخطارات
 
            2ـ تسجيل بيانات الرقم الميكروفيلمى على ملف مؤقت فهرس الميكروفيلم الشهرى مسلسلا وفقا للرقم الميكروفيلمى ورقم الربط فى موعد غايته " 20 " من الشهر السابق للاستحقاق على ان يكتفى بوضع رقم الميكروفيلم على ملف التعديلات وفهرس الميكروفيلم دون الملف الاساسى للمعاشات
 
            3ـ بعد مراجعة بيانات الفهرس المؤقت بواسطة ادارة الميكروفيلم يتم نقل البيانات الى الفهرس الدائم للميكروفيلم بعد الحصول على اخطار باتمام المراجعة من ادارة الميكروفيلم واحلال بيانات الشهر التالى بملف للفهرس المؤقت
 
وتتولى ادارة التشغيل بالحاسب أجراء ما يلي :
 
            ــ اعداد ملف ابجدى لحالات الصرف مع مراجعة الحالات الجديدة ابجديا قبل تنفيذها
 
            ــ موافاة ادارة الصرف الدورى بحالات تشابه الاسماء الناتجة عن المقارنة المشار اليها بالبند السابق وعلى الادارة المذكورة ايقاف تنفيذ تلك الحالات واخطار المناطق التامينية المختصة بحالات تكرار الاسماء لاتخاذ الاجراء اللازم نحوها مع التنسيق مع ادارة اعداد البيانات بالنسبة لهذه الحالات
 
 
 
 
            ــ طبع جميع حالات الصرف لكل ملف معاش عند اعداد طبعة التعديلات او ، الطبعة الكاملة لكل منطقة فى حالة الصرف من اكثر من جهة تتبع منطقتين او اكثر
 
            ــ اعداد طبعة ابجدية لحالات تشابه اسماء من يقومون بالصرف لجميع المناطق حيث يتم مراجعتها بمعرفة كل منطقة او بواسطة لجنة يشكلها نائب رئيس مجلس الادارة للشئون الفنية على الملفات الموجودة بها وتقوم المنطقة باتخاذ اجراءات ايقاف الصرف والمطالبة بالمبالغ التى صرفت بدون وجه حق وذلك بحسب كل حالة
 
ـ تتولى ادارة التشغيل اعداد طبعة للمناطق بجميع حالات الصرف التى تمت اوتم تعديلها عن طريق الحاسب الالى وذلك للرجوع اليها عند حصر المبالغ المطلوب حصرها
 
مادة ثانية : يحظر على جميع الاجهزة المختصة تنفيذ اخطارات الصرف الدورى ، بالمركز الرئيسى إنشاء أو تصحيح أو إضافة إخطارات صرف جديدة او تعديل اخطارات الصرف مهما كانت الاسباب 0
 
مادة ثالثة : على جميع القيادات كل فى حدود اختصاصة تنفيذ هذة التعليمات بكل دقة ويعمل بها من تاريخ صدورها 0
 
 
 
 
 
تحريرا فى 9/11/1988                                            رئيس مجلس الادارة
                                                                                  توقيع
                                                               ( محمد محمد الحسينى عبد الهادى )