تعليمات رقم 8 لسنة 1991
ـــــ
رئيس مجلس الإدارة
بعد الاطلاع على التعليمات رقم 49 لسنة 1990 بشأن إجراءات مراجعة استمارات البيانات التاريخية بالمركز الرئيسى ،
ولصالح العمل 0
قــــرر
مادة أولى
يعمل بالإجراءات والقواعد المرفقة بشأن توثيق استمارات البيانات التاريخية بالميكروفيلم0 مادة ثانية
يعمل بهذه التعليمات اعتباراً من تاريخ صدورها0 رئيس مجلس الإدارة
تحريرا في : 10/2/1991ليلي محمد الوزيرى
تعليمات لإدارة الميكروفيلم
ـــ
تراعى الإجراءات التالية في شأن التوثيق الميكروفيلمي لاستمارة البيانات التاريخية0
( أ ) قسم السكرتارية :
1 ـ يقوم العاملون بالقسم باستلام استمارات البيانات التاريخية على الحوافظ الإجمالية وعلى المختص مطابقة توقيع اعتماد المسئول0
2 ـ يمسك سجل يوضح فيه تاريخ وردود الحوافظ واسم المنطقة والمنشأة وبداية ونهاية مسلسل الحوافظ وإجمالي عدد الحالات بالحوافظ0
3 ـ تجمع كل 900 استمارة وهى تمثل فيلم في محفظة وتعطى رقما مسلسلا يكون هو رقم الفيلم مع مراعاة ومراجعة الاحتفاظ بتسلسل الاستمارات وفقاً للمنشأة ويتم إدراج أسماء المنشآت على غلاف المحفظة إلى جانب اسم المنطقة وبداية ونهاية الرقم الميكروفيلمى0
4 ـ تعطى الحوافظ أرقاما مسلسلة داخل الفيلم حسب ورودها ويدرج المسلسل على الأصل والصورة 0
5 ـ يقوم قسم السكرتارية والتجهيز بترقيم الاستمارات على الوجهين يدويا وفقاً للتعليمات في حالة استعمال الكاميرا الفول ماستر0
6 ـ تسلم المحفظة إلى قسم الترميم0
7 ـ بعد الانتهاء من تصوير الاستمارات والمراجعة وتسجيل الحوافظ يعيد القسم ارفاق الحوافظ بالاستمارات تمهيدا لاعادتها لادارة مراجعة البيانات التاريخية وتسلم الاستمارات مع صور الحافظة0
( ب ) قسم الترميم :
1 ـ يتم التحقق من تسلسل الحوافظ وفي حالة وجود أى أخطاء تعاد للقسم السابق0
2 ـ يتولى العاملون بالقسم ازالة أى شوائب أو دبابيس تكون عالقة بالاستمارات0
3 ـ لصق وترميم الاستمارات التي تكون بها عيوب0
4 ـ فرد كافة الاستمارات 0
5 ـ المحافظة على مسلسل الحوافظ أثناء هذه الإجراءات والتحقق من ذلك قبل تسليمها لقسم التصوير0
(جـ) قسم التصوير :
1 ـ يعد سجل يوضح فيه رقم المحفظة الذى يكون هو رقم الفيلم وتاريخ ورودها ، واسم المصور الذى سيتولى تصويرها وكذلك المراجع الذى سيتولى مراجعتها بعد تصويرها ، وموجز بتقرير المراجعة0
2 ـ يعد ملحقا بالفيلم يوضح فيه اسم المصور والمراجعين ويقومون بالتوقيع على هذا الملحق الذى يتم تصويره في آخر كادر بالفيلم0
3 ـ تعرض التقرير التي ترد من قسم المراجعة ومعالجة المشاكل الخاصة بها على الإدارة 0
المصورون :
1 ـ يتم التحقق من تسلسل الحوافظ بالمحفظة ، وفي حالة وجود أى أخطاء في التسلسل تعاد للقسم السابق0
2 ـ يتم التحقق من صلاحية الاستمارات للتصوير0
3 ـ يتم ضبط الكاميرات وفقاً لبرنامج التشغيل وهو مسلسل الاستمارة ورقم الفيلم والسنة التي تم بها التصوير0
4 ـ يتم التصوير وفقاً لمسلسل الحوافظ والاستمارات داخل الحوافظ ومراعاة أن تصوير الاستمارات يكون على الوجهين0
5 ـ تسلم الاستمارات والحوافظ لقسم المراجعة بعد تحميضها ويعاد لف الفيلم على الكارتردج0
6 ـ تعاد استمارات البيانات بنفس التسلسل لقسم السكرتارية مع ختم الحوافظ بمايفيد التصوير0
7 ـ يتم تصوير الحوافظ الاجمالية بعد تجميع 2800 حافظة وهو ما يتحمله الفيلم وتحفظ0
( د ) قسم المراجعة والأجهزة :
1 ـ تراجع الأفلام بواسطة أجهزة القراءة0
2 ـ يتم التأكد من صحة تسلسل الأرقام الميكروفيلمية ومطابقتها للحوافظ0
3 ـ يتم تسجيل البيانات الميكروفيلمية للاستمارات على شاشات الحاسب وفقاً للبرانامج الذى أعده الحاسب لهذا الغرض0
4 ـ يقوم المراجعون بمراجعة تسجيل البيانات الميكروفلمية ، كل فيلم على حده من واقع الطبعات التي ترد من الحاسب لهذا الغرض من ملفات البيانات المؤقت0
5 ـ بعد الانتهاء من المراجعة تعاد الاستمارات لقسم السكرتارية ويخطر الحاسب لاضافة الملف المؤقت للملف الدائم في نهاية كل شهر0
( هـ) قسم المكتبة :
1 ـ تتسلم الأفلام الواردة من قسم المراجعة وتحفظ في تسلسلها0
2 ـ تختص بالاستعلام واسترجاع وطبع الصور الميكروفيلمية0
