تعليمات رقم 47 لسنة 1992
فى شأن
تنفيذ نظام صرف وتحصيل أقساط الاستبدال آليا
رئيس مجلس الادارة بعد الإطلاع
على قانون التأمين الاجتماعى الصادر بالقانون رقم 79 لسنه 1975
وعلى التنظيم الادارى للهيئة
وعلى نظام صرف وتحصيل أقساط الاستبدال آليا
ولصاح العمل
قرر
مادة أولى : يعمل بالنظام الآلى المرفق فى شأن صرف رؤوس الاموال المستبدله ومتابعه تحصيل اقساط استبدال بأجهزة الاستبدال ومراجعه الأقساط الخاصة بالمركز الرئيسى وبالمناطق التأمينية .
مادة ثانية : يعمل بهذه التعليمات اعتبارا من 1/7/1992
رئيس مجلس الادارة
( ليلى محمد الوزيرى)
|
|
تحريرا فى : 6/8/1992 نظام صرف الأموال المستبدلة ومتابعة
تحصيل الأقساط آليا
ــ
أولا : إجراءات صرف رؤوس الأموال المستبدلة
يقوم الموظف المختص باتخاذ ما يلى :
1. استيفاء طلب صرف الاستبدال المرفق من خلال طلب الاستبدال المقدم من الطالب مع مراعاه ما يلى :
1/1 استيفاء اسم وكود المنطقة ( حسب اكواد اخطار الصرف الدورى )
1/2 استيفاء الرقم التأمينى :
يسوفى الرقم التأمينى فى حالة التأكد من عدم حصول المستبدل على استبدلات سابقة .
وفى حالة حصولـة عليهـا يتم الدخـول أولا فى وظيفة ( 3 ) استعلام بالاسم .. وفـى حاله عـدم
استخدام الرقم التأمينى كبيان اشارى بل استخدام رقم ملف آخر استبدال يتم الدخول على وظيفـة
(7) بكود المنطقة القديم ورقم ملف آخر استبدال وفى وظيفة (2) " تعديل " يتم إجراء التعديـلات
اللازمة ان وجد خطأ فى بيانات الاستبدال السابقة مع استيفاء الرقم التامينى فى المكان المخصص
له ويقوم الحاسب بالاحل هذا الرقم محل ( كود المنطقة / رقم ملف آخر استبدال ) .
وعند التأكد من ان الحالة فقد تم احلال الرقم التأمينى بها يستوفى هذا الرقم بالنموذج .
1/3 تستوف كل البيانات التاليه :
- الاسم - تاريخ الميلاد
- تاريخ التعيين - نوع الجهه : مدنى "10" عسكرى "20 "
- نوع المستبدل :
مؤمن عليه " 1 "
- صاحب معاش ويصرف من الهيئة "2 "
- صاحب معاش ولا يصرف من الهيئة "3 "
- صاحب معاش ثم مؤمن عليه " 4 "
- الجهه التابع لها كود ومسمى
- رقم الربط ونوع الميزانية فى حالة صرف لمعاش من الهيئة
- هل ينتفع بنظام العلاج والرعاية الطبية
نعم ( 1 )
لا ( 2 )
.. رقم ملف المعاش ( فى حالة صرف المعاش )
.. سبب الاستبدال :
استبدال لأول مره ( 1 )
استبدال بسبب عملية جراجية ( 2 )
استبدال بسب الزواج لأول مره ( 3 )
استبدال مع رد القيمة الحالية ( 4 )
.. تاريخ تقديم الطلب
.. مدة غير مشترك عنها 2/5 مثل المدة قبل 1/5/1960
وتوضع المده بالكامل ويتولى الحاسب حساب 3/5المده الخاصة بها وإضافتها على المدة الفعلية .
.. مدة مستبعده بالكامل لاستبعادها من جملة المدة الفعلية
.. رقم ملف آخر استبدال تاريخ قبول التقدير الخاص به
.. مدة الخدمه الفعلية ( لمراجعتها مع الحاسب )
.. جزء المعاش المطلوب استبداله
.. المدة المضافة وهى المضافة عن المدة الفعلية وتوضع الزيادة فقط .
المدة المشتراه تضاف على المدة المضافة ( إن وجدت )
- أجر التسوية
متوسط الاجر للمدنيين
آخر أجر للعسكرتين
.. الانتظام فى السداد منتظم ( 1 ) غير منتظم ( 2 )
.. قيمة المعاش المنصرف ( يستوفى فى حالة صاحب المعاش )
.. الرتبه العسكرية
.. جملة الخصومات التى على المستبدل قبل الهيئة
.. صافى المعاش وهو :
قيمه المعاش المنصرف – جمله الخصومات .
.. رقم ملف الاستبدال الجديد
.. رقم البطاقة
.. بيانات العسكرين
.. ويتم التوقيع والاسم بالكامل والتاريخ لكل من الفاحص والمراجع ومدير الادارة أو رئيس القسم
والمسجل والمراجع والمؤكد على لحاسب
2. تسجيل النموذج على الحاسب الآلى بعد استيفائه ( وظيفة رقم "1" ) وذلك على النحو التالى :
تحت وظيفه "1" اضافة استبدال جديد يتم تسجيل ما يلى :
2/1 - فى شاشة البيانات الاساسية يتم تسجيل مايلى من خلال نموذج طلب صرف الاستبدال .
- كود المنطقة .
- الرقم التامينى
- أما الاسم تاريخ الميلاد فيظهر على الشاشة من سجل الرقم التأمينى
- تاريخ التعيين ( فى حالة المؤمن عليه )
- نوع الجهه
- نوع المستبدل
- كود الجهه
- رقم الربط ونوع الميزانية ( فى حالة صاحب المعاش )
- الانتفاع بالرعاية الطبية
- رقم ملف المعاش
- سبب الاستبدال
- تاريخ تقديم الطلب
- المدة بالكامل .. غير مشترك عنها 2/5 ( فى حالة المؤمن عليه )
- المدة المستبعده بالكامل ( فى حالة المؤمن عليه )
- بيانات آخر استبدال ( إن وجد )
وفى حالة وجود استبدالات سابقة سوف تظهر البيانات الثابته للمستبدل وان وجد بها اختلاف يتم تعديلها .
وبعد التأكد من سلامه التسجيل لكل البيانات يتم الضغط على ( PF5)
2/2 فى شاشة العنوان يتم تسجيله بالتفصيل
2/3 وإن كان المستبدل عسكريا يتم تسجيل بيانات العسكريين
2/4 وفى شاشة تسجيل بيانات استبدال جديد يتم تسجيل ما يلى :
- المدة المضافة أو المشتراه ( فى حالة المومن عليه )
- جزء المعاش المطلب استبداله
- أجر التسوية
- الانتظام فى السداد
- قيمة المعاش المنصرف ( إن كان المستبدل صاحب معاش )
- جملة الخصومات
- رقم ملف الاستبدال الجديد
- ولحساب صافى المعاش والقسط بضغط على (PF3 )
ويتولى الحاسب حساب اجمالى المدة الفعلية ( فى حالة المؤمن عليه ) ثم بالمده واجر التسوية يتم حساب قيمه المعاش
وفى حالة صاحب المعاش يستوفى قيمه المعاش وبعد الحصول على قيمة المعاش بأى من الطريقتين يتم حساب قيمة القسط آليا
وقبل تأكيد الشاشة بـ PF5 يجب التأكد التام من صحه ما يلى :
- حساب المدة فى حالة المؤمن عليه
- أجر التسوية فى حالة المؤمن عليه
- استيفاء قيمة المعاش فى حالة المؤمن عليه
- التأكد من تسجيل جء المعاش المطلب استبداله حيث سيحصل المستبدل على القسط المحسوب أو المطلوب .. أيهما أقل .
- وبالقطع يتم التأكد التام من جميع البيانات .
المراجعه الآلية ... وظيفة ( 2 )
3. يحال الطلب للمراجع " وظيفة 2 " لاتخاذ ما يلى :
3/1 اختيار وظيف (21) الخاصة بمراجعه الحاله آليا وذلك بمراجعة جميع البيانات المسجلة من خلال
النموذج والملف ، وكذلك مراجعه حاب قيمة المعاش والقسط بدقه تامـه – وفى حاله وجود أى
خطأ يتم التعديل أو الغاء التسجيل وتسجيلها مرة ثانيه إن لزم الأمر .
3/2 يتم طباع خطاب موجه للقومسيون وآخر موجه الى صاحب الشأن للتوجه الى القومسيون كما هو
واضح من الشاشات وذلك بعد التأكد من صحة التسجيل والبيانات
3/3 وعند ورود رد القومسيون يتم تسجيل الحالة الصحية تحت وظيفة ( 22) كما يلى :
جيد ( 1 )
متوسط ( 2 )
ردئ ( 3 )
- السنوات المضافة فى حالة المتوسط ( 2 )
- تاريخ جلسة الكشف الطبى
3/4 ويعد تسجيل الحاله الصحيه من قبل المسجل أو المراجع يتولى الحاسب حساب قيمة رأس المال
المستبدل بناء على تاريخ جلسه الكشف الطبى .
وفى حاله رد القيمه الحاليه تراجع الاستبدالات السابقةجيدا – وان وجد بها أى خطأ يتم تصحيح
الملف الرئيسى قبل ان يتولى الحاسب حساب القيمة الحالية مع سبب الاستبدال ( 4 )
3/5 ويعد حساب قيمة رأس المال والقيمة الحاليه إن وجدت يتم طباعة نموذج قبلول التقدير وارساله
لصاحب الاستبدال .
3/6 وعند ورود قبول التقدير بالموافقة يقوم ( المسجل أو المراجع ) بتسجيل تاريخ قبول التقــدير
وبيانات الصرف التاليه :
- تاريخ الصرفية
- جهه الصرف ( كود )
ويتم التأكد من التسجيل
ثانيا : اجراءات تأكيد الحاله للصرف " وظيفة 24 من المراجعه "
1. تقوم هذه الوظيفة بمراجعه تسجيل البيانات وصحة النتائج الخاصة بالاستبدال من البدايه حتى النهاية وعند التأكد من البيانات وحساب جميع القيم " قيمه المعاش " قيمه القسط " قيمة رأس المال المستبدل والقيمه الحاليه ) يتم تسجيل الاستبدال على سجل الصرف الآلى .
وفى هذه الوظيفة لا يمكن تعديل أى بيان قبل التأكيد يمكن اعاده تعديل البيانات بواسطة الوظيفة " 21 " ثم وظيفة " 22 " ثم ( 23 )
2. يتم طباعه خطاب موجة للجهه للتحصيل .
3. للحصول على كشف أو كشوف الصرف يتم الاستعلام من ملف الصرف الوظيفية " 4 " من الاستعلام على مستوى المنطقة / تاريخ الصرفية / جهة الصرف / ويظهر على الشاشة كشف الصرف بأسماء وقيم المستبدلين على مستوى هه الصرف .. وفى التاريخ .
ويم طباعة كشف أو كشوف الصرف – وكذلك خطاب موجه الى صاحب الاستبدال ( وفى حالة الصرف بشيك مفرد )
4. يتم استيفاء استمارة "50" ع.ح واجراءات الصرف حسب التعليات وارسالها الى الحسابات .
5. تتولى اداره الحسابات استخراج الشيك واستيفاء رقم الشيك وتاريخه على الخطا المرفق للشيك المفرد .
6. يتم تسجيل رم الشيك وتاريخه على الحاسب من قبل رئيس القسم وبذلك يتم تسجيل الحاله على السجل أو الملف الرئيسى للاستبدال
ثالثا : اجراءات الاستعلام " وظيفه 3 "
وظيفة " 1 " الاستعلام بالاسم من الملف الرئيسى لللاستبدال
وظيفة " 2 " الاستعلام بالرقم من الملف الرئيسى لللاستبدال
وظيفة " 3 " الاستعلام بالرقم من ملف التعديلات
وظيفة " 4 " الاستعلام من ملف الصرف
رابعا : اجراءات ونظام متابعه تحصيل اقساط الاستبدال وظيفة ( 4 )
يقوم النظام الآلى على متابعه تحصيل اقساط الاستبدال من خلال الحالات المسجله على سجل التحصيل الآلى ويتكون هذا السجل من شاشه لكل استبدال يظهر بها بيانات الاستبدال وخانه لكل شهر من الاشهر الـ120 للسداد من تاريخ قبول التقدير حتى انتهاء العشر سنوات .. ويضيف الحاسب بيانات الاستبدال الجديده على هذا السجل مع وضع قيمه " 1 " فى خانات الثلاث اشهر الاولى التى تم خصمها من قبل الحاسب ..
وتتبع الاجراءات الاتيه عند ورود الاستماره " 5 " تأمين ومعاشات من اداره التحصيل :
1. رصيد الاستمارة مع رصيد الشهر السابق ومراجعه الاضافات والاستبعادات كما هـو متبع من ضبط رصيد الاستمارة " 5 " تأمين ومعاشات " لكل وحده ادارية ليمثل الرصيد الحقيقى لأقساط الاستبدال .
1. يتولى الحاسب شهريا اضافة قيمه " 1 " فى خانه هذا الشهر وهذا الشهر ، وهذا افترا ض ان الجهه قد سددت دون تأخير ,
وبعد داسه الاستمارة وتحديد موقف كل وحده وموقف المستبدلن بها .
يقوم موظف التحصيل بتسجيل موقف المستبدلين هذا على شاشه التحصيل الخاصة كل على حده ويوضح قيمه رقم الكود حسب ما يلى :
- ( 0 ) صفرعدم سداد القسط بسبب تأخير الوحده
1. يرمز الى سداد قسط واحد ( ويتولى الحاسب وضعها لذا عند السداد تتراك كما هى )
2. سداد قسطين فى شهر واحد
3. سدلاد (3) اقساط فى شهر واحد
4. سداد عدد من الاقساط فى حدود 1/4 المرتب
5. سداد متجمد اقساط تزيد عن (3) تزيد عن 1/4 المرتب
6. عدم سداد القسط بسبب ايقاف المرتب لاى سبب غيرالاعارة والاجازة بدون مرتب
7. عدم السداد بسبب الاجازة بدون مرتب أو إعارة
8. سداد اقساط العجز
9. سداد الاقساط المستحقه بالكامل سواء عن طريق القيمه الحالية أو رد الاستبدال
وبذلك يجب ان تكون الشاشة معبره تماما عن السداد أو عدمه وسبب عدم السداد ليمكن حساب الفائدة لعدم السداد .. مع مراعاه أى تعديل يطرأ على الاستبدال وتحصيلة وخاصة انتقال المستبدل من جهه لاخرى او الوفاة او غير ذلك من التعديلات .
2. وللوصول الى سجل سليم للتحصيل يجب مراجعه الاستبدالات السابقة من واقع الطبعه المعدة من الحاسب الالى ومطابقة بياناتها وذلك بتخاذ الاجراءات الاتية :
أ . يقوم الحاسب بطباعة الاستبدالات السابقة لكل وحده إدارية على مستوى المناطق.
ب . وتقوم الادارة المختصة بمراجعه هذه الطبعات مع الوحجات الادارية بالرجوع إلـى سجـلات
الاستدال وملفات التأمين الاجتماعى للمؤمن عليهم وكذلك أى بيانات متوافره لدى الادارة .
ج . وتقوم الاداره أيضا بضبط رصد الاستمارة (5) تأمين ومعاشات ، لكل وحده اداريه ليمثل
الرصيد الحقيقى لهذه الاقساط .
د . إجراء التعدليل والالغاء وتنفيذ التعديلات على الحاسب الآلى على النحو التالى :
3/1 . فى حالة الاضافة الكامله لاستبدالات أو استبدال ولكن بمفرده أى حـاله كـامله يكتفى
بالاضافة على اللمف
الرئيسى للاستبدال وسوف يضاف بالكامل على ملف التحصيل
3/2 . وكذلك فى حاله الالغاء أى الغاء حالة بالكامل يكتفى بالإلغاء من الملف الرئيسى للاستبدال
وسوف تلغى من ملف التحصيل
3/3 . أما التعديل سواء باضافة استبدال داخل حاله أو الغاء استبدال مـن داخل حـاله أو تعديل
استبدال داخل حاله يتم ذلك على كل من الملف الرئيسى للاستبدال مـن ملف التحصيل.
وسيتم شرح التعديل على الملف الرئيسى فى الوظيفة (7) أما التعديل على ملف التحصيل
فيتم كلاتى : .
1. يتم الدخول على النظام اللاضافة والالغاء بالبيانات التاليه ( كود جهة العمل / الاسم / البيان الاشارى / رقم ملف الاستبدال المراد إضافته أو الغائه ) ويتم الالغاء أو الإضافة بلالتحديد لهذا الاستبدال .
1. يتم الدخول على النظام للتعديل بكود جهة العمل ( فى حالة تعديل حلات بجهة عمل بالكامل ) أو كود جهة العمل والاسم لتعدل بدءا من هذا الاسم .
خامسا : إجراءات استخراج القيمه الحالية وظيفة (5)
وهى خاصه بالاستعلام عن حساب القيمه الحاليه للاسترشد بها قبل الدخول فى النظام .
وللحصول على نتائج سليمه لهذه القيمه يجب التأكد من صحه الاستبدالات السابقة وبياناتها وفى حاله وجود أى خطأ يتم التعديل بالوظيفة رقم (7) الخاصة بالتعامل مع الملف الرئيسى .
سادساً : طباعه النماذج : وظيفه ( 6 )
وهى وظيفة خاصه بطباعه النماذج منفصله عن النماذج التى يتم طبعها خلال مراحل الاستبدال كما سبق توضيحه .
وتستخدم هذه الوظيفة فى حالة الحاجه الى طباعه نموذج لم يسبق طباعته لائ سبب .
ويمكن استخدام هذه الوظيفة ما دامت البيانات موجودة على ملف التعديلات ( الحركة ) .أى قبل الوظيفة (25 ) التى بها تنقل البيانات على الملف الأساسى وتلغى من ملف الحركة .
سابعاً : إجراءات التعامل مع الملف الرئيسى للاستبدال ( سجل الاستبدالات السابقة ( وظيفه 7 )
ويمكن التعامل معه سواء الإضافة أو تعديل بيانات أو الغاء حاله أو أستبدال .
1. أضافة جاله ( استبدال أو استبدالات ) مع الملف الرئيسى غير مسجله من قبل وتسجيل جميع البيانات الوارده بالشاشه مع مراعاة تسجيل الاستبدال الاقدم أولا ثم الأحدث وهكذا – ( ويقوم بأداء هذه الوظيفه المسجل أو المراجع ) وبإضافة الحالة على هذا الملف تضاف آليا على ملف التحصيل .
2.التعديل :
ويشمل 3 وظائف
(أ ) تعديل بيانات استبدال أو إحال الرقم التأمينى محل رقم الملف0
(ب) إضافة استبدال على حاله سابقه تحتوى استبدالات ويراعى تسجيله حسب تربيه الأقدم ثم
الأحدث .
(ج) إلغاء استبدال معين ويتم ذلك بوضع أصفار بـدلا مـن القيم الموجوده بهــذا الاستبدال
( ويتولى وظيفه التعديل مدير المنطقة أو نائبه ) .
2 .إلغاء حاله بالكامل بكل استبدالاتها ويلغى مقابلها أيضا من سجل الحصيل .
0 ويتولى هذه الوظيفة مدير المنطقة أونائبه )
ثامنا : ملاحظات عامه يجب مراعاتها :
1. تيقى السجلات الخاصة بالاستبدال كما هى ويستوفى بها جميع البيانات حسب النظام المتبع .
2. يتكون الملف " اليدوى " من جميع المستندات المطلوبه قانوانا ونسخه من جميع المستندات الخاصه بهذا الاستبدال .
3. يجب على وجه العموم مراجعة النظام ومراجعه التسويه والحسابات بدقه يدويا حتى يمكن التأكد من سلامه النظام وصحه نتائجه .. وأى ملاحظة تطرأ ترسل إلى ادارة المزايا بالادارة اامه للرقم التأمينى بالحاسب .
4. بالنظام وظيفه خاصة بطباعه منفصله وهى (6) وتستخدم عند الحاجه اليها فقط .
5. يراعى منهى الدقه فى استيفاء نموذج طلب الاستبدال الخاص بالحاسب حيث إنه مصدر البيانات لحساب جميع القيم المحسوبه عن طريق الحاسب وذلك بعد مراجهة دقيقه لاستمارة " 111 " جميع بنودها والتأكد من صحه البيانات والمدد ومتوسط الاجر ومناقصه الجهة بالأخطار ويجب أن يعهد بها إلى مسئولين أكفاء .
6. أهمية السريه فى تنفيذ النظام وعدم إفشاء كلمه السر للمتعامل معه حيث إن النظام يقوم بصرف رؤوس الأموال المستبدله ، ويراعى ضرورة إلغاء كلمه السر الخاصة بأحد العاملين فى حالة نقله أو حصوله على إجازة بدون مرتب
