الهيئة القومية للتأمين الاجتماعى
صندوق العاملين بالقطاع الحكومى
التنظيم والإدارة
تعليمات رقم 24 لسنة 1997
بشأن
إعداد التقرير السنوي والحسابات والقوائم الختامية
عن السنة المالية 96 / 1997
رئيس الصندوق
بعد الاطلاع على قانون التأمين الاجتماعي الصادر بالقانون رقم " 79 " لسنة 1975 والقوانين المعدلة له:
وعلى اللائحة المالية للصندوق:
وعلى لائحة المخازن:
وعلى التعليمات رقم " 61 " لسنة 1993 في شأن إمساك الوحدات التابعة للصندوق سجلات يدون بها حركة الأصول الثابتة:
وعلى التعليمات رقم " 27 " لسنة 1995 بشأن إعداد التقرير السنوي والحسابات الختامية عن السنة المالية 94/1995 :
وعلى التعليمات رقم " 40 " لسنة 1995 فى شأن المعالجة الحسابية لبعض الأصول التى تتعطل خلال السنة المالية:
وعلى التعليمات رقم " 20 " لسنة 1996 بشأن إعداد التقرير السنوي والحسابات والقوائم الختامية عن السنة المالية 95/1996:
وبمناسبة إعداد التقرير السنوي والحسابات والقوائم الختامية عن السنة المالية 96/1997
ولصالح العمل.
قـــــرر
ماده أولى:
على جميع أجهزة الصندوق ضرورة مراعاة إتباع الإجراءات والمواعيد الآتية فى شأن إعداد الحسابات الختامية والقوائم الختامية والتقرير السنوي لإنجازات الصندوق عن السنة المالية 96/1997
أولاــ أجهزة الإدارة العامة للإيرادات:
(1) إدارة الإعارات:
1. إجراء المطابقة اللازمة مع إدارة الحسابات المركزية للتأكد من صحة رصيد النقد الأجنبى ( ودائع وحساب تجنيب ) ومطابقته مع شهادات البنوك فى 30/6/1997 وموافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بما يفيد ذلك فى موعد غايته 31/7/1997
2. حصر الاشتراكات المستحقة على المعارين حتى 30/6/1997 ولم تسدد بعد للصندوق حتى التاريخ المذكور وإجراء التسويات اللازمة بشأنها وموافاة الإدارة العامة للحسابات المركزية بها فى موعد غايته 14/8/1997
(ب) إدارة التحصيل:
1. حصر الشيكات التى ارتدت إلى الوحدات الحسابية لعيب فيها خلال السنة المالية 96/1997 ولم ترد حتى 30/6/1997 وإجراء التسويات اللازمة بشأنها وموافاة الإدارة العامة للحسابات المركزية بها فى موعد غايته 14/8/1997
2. إجراء مطابقة بياناتها على الدفاتر الحسابية بالحسابات المركزية ومعالجة ما ينتج من فروق وإخطار الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بمحضر معتمد يفيد إتمام عملية المطابقة فى موعد غايته 3/8/1997
(ج) إدارة المطالبات ، إدارة المدة السابقة:
إجراء مطابقة بياناتها على الدفاتر الحسابية بالحسابات المركزية ومعالجة ما قد ينتج من فروق مع إخطار الموازنة والحساب الختامي بمحضر معتمد يفيد إتمام عملية المطابقة فى موعد غايته 3/8/1997
ثانياــ أجهزة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي:
(1) إدارة الحساب الختامي:
مراعاة تنفيذ التعليمات رقم " 32 " لسنة 1995 بشأن معالجة عمليات الاستبدال.
(ب) إدارة محاسبة الجهات:
1. إجراء مطابقة بياناتها على الدفاتر الحسابية بالحسابات المركزية ومعالجة ما قد ينتج من فروق مع إخطار إدارة الموازنة بما يفيد إتمام عملية المطابقة فى موعد غايته 3/8/1997
2. إجراء التسويات اللازمة لمعالجة سداد مستحقات الصندوق طرف الإدارة العامة للمعاشات الخاصة.
3. إعداد بيان بعدد أصحاب المعاشات والمستحقين عنهم كل على حدة والمبالغ المنصرفة لكل جهة من الجهات ذات التفويض وموافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي به فى موعد غايته 25/9/1997
ثالثاــ الإدارة العامة للاستثمار والاستبدال:
إدارة الاستثمار:
1. إجراء المطابقة اللازمة مع الحسابات المركزية للتأكد من صحة رصيد النقد الأجنبي ( ودائع وحساب تجنيب ) ومطابقته مع شهادات البنوك في 30/6/1997 وموافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بما يفيد ذلك في موعد غايته 31/7/1997
2. إجراء مطابقة بياناتها على الدفاتر الحسابية بإدارة الحسابات المركزية ومعالجة ما قد ينتج من فروق مع إخطار الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بمحضر معتمد يفيد إتمام عملية المطابقة في موعد غايته 3/8/1997
رابعاــ المعاشات الاستثنائية:
موافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي ببيان إنجازاتها خلال السنة المالية 96/1997 متضمنا ما يلي:
رصيد الحالات التي لم تنجز حتى 30/6/1996
عدد الحالات الواردة خلال 96/1997
عدد الحالات المرفوضة لعدم أحقيتها في طلب معاش استثنائي.
عدد الحالات إلي تم عرضها على اللجنة العليا واتخذت فيها قرارات.
رصيد الحالات غير المنجزة حتى 30/6/1997
خامساــ أجهزة المطالبات بالمناطق التأمينية بالمحافظات:
بحث الأرصدة المدينة طرف أفراد حتى 30/6/1997 الظاهرة بدفاتر الوحدة الحسابية التابعة لها كل دين على حدة من واقع ملف المطالبة واستيفاء بيانات النموذج المرفق بغرض تكوين مخصص الديون المشكوك فى تحصيلها بناء على ما انتهى إليه بحث إدارات المطالبات المختصة والذى يوضح فى خانة الملاحظات من حيث:
ما إذا كان سداد الدين يتم بإنتظام.
أو إذا كان سداد الدين غير منتظم.
أو إذا كان سداد الدين متوقف.
وذلك مع مراعاة تنفيذ التعليمات رقم " 21 " لسنة 1996 بشأن حصر المطالبات التى مضى عليها ( 15 سنة ) من تاريخ استحقاقها وموافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بهذه النماذج فى موعد غايته 26/7/1997 تمهيدا لتكوين مخصص الديون المشكوك فى تحصيلها بمعرفة هذه الإدارة .
سادساــ أجهزة الإدارة المركزية للمعلومات والحاسب الآلي:
موافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بما يلى:
الجداول الإحصائية الخاصة بما يلى فى موعد غايته 1/10/1997
عدد المستبدلين ورؤوس الأموال المستبدلة بكل من إدارات الاستبدال بمناطق الصندوق وبالمركز الرئيسى كل على حده بعد مطابقة بياناتها مع الإدارة العامة للتخطيط والمتابعة والبحوث.
** المعاشات القانونية والاستثنائية والزيادات التى تتحمل بها الخزانة العامة والتى تصرف لأصحاب المعاشات والمستحقين عنهم طبقا لأحكام قانون التأمين الاجتماعى كل على حده وذلك عن شهر يونيه 1997 :
** بيان عدد حالات ترك الخدمة موزعة بحسب أنواع الحقوق التأمينية المختلفة تقاعد ، وفاة ، عجز صحى ، استقالة ، فصل ، إصابة عمل موزعة بين ( ورثة ، أحياء ) والقيمة الرأسمالية لحقوق المؤمن عليهم .
بيان بمنافذ الصرف التابعة للصندوق وعدد الحالات والمبالغ المحولة حتى 30/6/1997
أية بيانات إحصائية تمثل أوجه نشاط الصندوق المختلفة من السنة المالية 96/1997 على أن تكون مدعمة بالنسب المئوية ومطابقة للأحكام الواردة بتقارير أجهزة الصندوق المختلفة .
سابعا ــ أجهزة الخدمات الإدارية بالمركز الرئيسى وبالمناطق التأمينية:
1. إدارة المخازن :
( أ ) موافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي فى موعد غايته 31/7/1997 بصورة من محاضر التكهين للأصول التى تم تكهينها خلال السنة المالية 96/1997 على أن يرفق بكل محضر كافة البيانات الخاصة بالأصل المكهن وعلى الأخص ما يلى :
( نوع الأصل المكهن .. تاريخ الشراء أو الاستخدام .. العدد .. القيمة .. تاريخ التكهين بالتحديد وبالنسبة للسيارات يوضح رقم ونوع السيارة ) .
على أن تقوم الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بسداد التسويات اللازمة وموافاة الإدارة العامة للحسابات المركزية بها فى موعد غايته 16/8/1997
(أ) استيفاء استمارات العهد الشخصية للمقار التي ليس بها مخزن فرعى وهى ( المركز الرئيسي .. مبنى رشدي .. منطقة وسط القاهرة ) وذلك تطبيقا للمادة (70) من لائحة المخازن.
2. قسم المركبات:
تحديد فترات التعطل بالنسبة لسيارات الصندوق خلال الفترة من أول يوليو سنة 1996 حتى نهاية يونيه 1997 وموافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي ببيان ذلك فى موعد غايته 31/7/1997
3. أجهزة الخدمات الإدارية التى تقوم بصرف المصروفات الإدارية:
( إيجار ــ كهرباء ــ مياه ــ الصيانة ــ التليفون ــ وقود السيارات ).
حصر جميع المبالغ التى استحقت على الصندوق عن السنة المالية 96/1997 ولم تصرف حتى نهاية السنة المالية المذكورة فى 30/6/1997 وإجراء التسويات اللازمة بشأنها وذلك بالخصم على البنود المختصة للسنة المالية 96/1997 مقابل التعلية بحساب جارى مستحقات تطبيقا لمبدأ الاستحقاق وموافاة الإدارة العامة للحسابات المركزية بهذه التسويات فى موعد غايته 16/8/1997 لإدخالها بالدفاتر الحسابية قبل قفل حسابات السنة المالية 96/1997 على أن يتم إزالة هذه المبالغ عند الصرف خلال السنة المالية 97/1998 . أما بالنسبة للمستحقات التى ترد بعد هذا التاريخ فإنه يتم الخصم بقيمتها على بند مصروفات سنوات سابقة للسنة المالية 97/1998
4. غرفة الحفظ:
موافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بكافة المستندات والتسويات التى تطلبها بغرض الوقوف على البيانات التى تراها ضرورية لمراجعة مفردات موجودات الصندوق فى 30/6/1997 فور طلبها بعد موافقة الجهاز المركزى للمحاسبات.
ثامنا ــ الإدارة العامة للتخطيط والمتابعة والبحوث:
موافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بما يلى :
( أ ) نسخة من التقرير السنوى لإنجازات الصندوق خلال السنة المالية 96/1997 لكافة الإدارات والمناطق التأمينية بعد مطابقتها مع بيانات الإدارة المركزية للمعلومات والحاسب الآلي موضحا به ما يلى:
أرصدة أول المدة فى 1/7/1996 مطابقة لأرصدة أخر المدة فى 30/6/1996
عدد الحالات الواردة خلال السنة المالية 96/1997
عدد الحالات المنجزة خلال السنة المالية 96/1997
الرصيد المتبقى فى 30/6/1997
وذلك على مستوى كل منطقة تأمينية وعلى أن تكون الحالات موزعة على أنواع الحقوق التأمينية المختلفة طبقا لبنود الموازنة مع الفصل بين :
ــ بيانات الحقوق التأمينية طبقا للقانون 79 لسنة 1975 للأجر الأساس.
ــ بيانات الحقوق التأمينية طبقا للقانون رقم 47 لسنة 1984 للأجر المتغير.
(ب) عددا لمستفيدين من تعويض الدفعة الواحدة موزعة طبقا لما يلى :
الحالات التى استحقت تعويض الدفعة الواحدة عن السنوات الزائدة عن (36 سنة )
الحالات التى استحقت تعويض الدفعة الواحدة لعدم استحقاقها للمعاش .
(جـ) بيان بعدد المؤمن عليهم المنتفعين بأحكام القانون رقم 79 لسنة 1975 ( المعدل ) فى 30/6/1997 موزعا بين الذكور والإناث على مستوى كل محافظة من محافظات الجمهورية .
تاسعا ــ الإدارة العامة للحسابات المركزية :
موافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بالكشوف التفصيلية الخاصة بكافة الأرصدة المدينة الظاهرة بدفاترها فى 30/6/1997 سواء أكانت طرف أفراد أو طرف مصالح وسواء أكانت نتيجة حقوق تأمينية أو مصروفات عامة .
عاشرا ــ أعمال الجرد:
( أ ) على رئيسى لجنتى الجرد إخطار الإدارة الأولى لمراقبة حسابات الهيئة القومية للتأمين الاجتماعى بالجهاز المركزى للمحاسبات ببرنامج ومواعيد الجرد بكل لجنة .
(ب) تقوم لجنة جرد موجودات الصندوق بجرد كل منطقة ومكتب تأمينى واستراحة ومصيف وحضانة بما فى ذلك جرد وسائل النقل المملوكة للصندوق على أن يوضح بمحضر الجرد رقم الموتور والشاسيه والموديل والطراز والحالة الفنية ومطابقة نتيجة الجرد الفعلى على ما هو مقيد بسجل الأصول الثابتة الممسوك بمعرفة المنطقة مع موافاة إدارة المخازن بصورة من محاضر الجرد الفعلى .
إعداد تقرير لكل منطقة على حده بنتيجة الجرد مع إيضاح الزيادة والعجز إن وجدت وأسبابه .
(جـ) تتولى نفس اللجنة التأكد من قيام المناطق وكافة مقار الصندوق ، بتنفيذ تعليمات الصندوق رقم 40 لسنة 1995 فى شأن المعالجة المحاسبية لبعض أصناف الأصول الثابتة التى تتعطل خلال السنة المالية والحصول على صورة من بيان الأصناف المعطلة وموافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بهذه البيانات .
(د ) على رئيس لجنة جرد موجودات الصندوق موافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بما يلى فى موعد غايته 5/8/1997 :
محاضر جرد الأصول الثابتة المملوكة للصندوق متضمنة كافة أصناف الأصول على أن تقوم الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بحساب مخصص الإهلاك واحتياطي ارتفاع أسعار الأصول فى 30/6/1997
وموافاة الإدارة العامة للحسابات المركزية بالتسوية اللازمة فى موعد غايته 16/8/1997
محضر جرد قطع الغيار والمهمات المتنوعة بمخزن الصندوق الرئيسى وكذا المخزن الخاص بالحاسب الآلي وكذلك الأدوات الكتابية والمطبوعات بمخازن الصندوق بالقاهرة والمناطق التأمينية بالمحافظات فى 30/6/1997 بعد إجراء المطابقة اللازمة مع إدارة المخازن والحسابات المركزية .
هذا مع مراعاة قيام رئيس لجنة الجرد بموافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بمحاضر الجرد " الاستمارة 121 " فى موعد غايته 31/8/1997
تبدأ الأعمال التحضيرية للجرد اعتبارا من 24/5/1997 على أن يتم جرد المصايف قبل بدء الموسم الصيفى .
(هـ) على رئيس لجنة جرد طوابع البريد والدفاتر ذات القيمة ودفاتر الشيكات البيضاء ومحتويات المكتبة موافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بمحاضر جرد طوابع البريد فى 30/6/1997 فى موعد غايته 5/8/1997 على أن تقوم الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بموافاة الإدارة العامة للحسابات المركزية بالتسوية اللازمة فى موعد غايته 16/8/1997 .. على أن يتم استيفاء كافة الأعمال المطلوبة فى موعد غايته 31/8/1997 وتبدأ الأعمال التحضيرية لهذه اللجنة اعتبارا من 7/6/1997
حادى عشر ــ ملاحظات عامة:
1. على جميع الأجهزة المختصة بالمركز الرئيسى والمناطق والمكاتب التأمينية تنفيذ التعليمات رقم 40 لسنة 1995 بشأن المعالجة المحاسبية لبعض أصناف الأصول الثابتة التى تتعطل خلال السنة المالية .
2. تعد كل إدارة عامة بالصندوق عدا المناطق التأمينية تقريرا مفصلا عن أعمال الأجهزة التابعة لها خلال السنة المالية 96/1997 وموافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي به فى موعد غايته 31/8/1997
3. على مديرى المناطق التأمينية ورؤساء الأجهزة التى يوجد بها خزائن جرد النقدية والشيكات وأذون الصرف الموجودة بهذه الخزائن فى 30/6/1997 ومطابقتها على أرصدة الدفاتر الحسابية الخاصة بذلك .
وعلى العاملين الذين لديهم سلف مستديمة أو مؤقتة ضرورة تسوية هذه السلف فى موعد غايته 30/6/1997 وفقا لما تقضى به أحكام اللائحة المالية للصندوق .
4. على كافة الأجهزة والإدارات والمناطق التأمينية تنفيذ جميع ملاحظات الجهاز المركزى للمحاسبات خاصة التى تكرر ورودها بتقارير الجهاز قبل إقفال حسابات السنة المالية 96/1997
5. على جميع أجهزة الصندوق مراعاة استيفاء كافة احتياجاتها من المخازن لحين الانتهاء من أعمال الجرد وذلك فى موعد أقصاه يوم 1/6/1997 .. وعلى إدارة المخازن الامتناع عن صرف أية أصناف إلى أجهزة الصندوق اعتبارا من التاريخ المذكور فيما عدا الأصناف التى يراها رئيس الإدارة المركزية المختص أو مدير المنطقة ضرورية لمواجهة احتياجات العمل .
على السادة رؤساء الإدارات المركزية متابعة تنفيذ التعليمات بكل دقة كل فيما يخصه .
ماده ثانية:
يعمل بهذه التعليمات اعتبارا من 14/5/1997
تحريرا فى 14/5/1997
رئيس الصندوق
( حمدى عبد الغنى إبراهيم )
