تعليمات رقم 11 لسنة 1991
ـــ
رئيس مجلس الإدارة
بعد الاطلاع على قانون التأمين الاجتماعي الصادر بالقانون رقم 79 لسنة 1975 ،
وعلى التقرير المقدم من الإدارة العامة للحاسب الآلي بشأن تنفيذ معاشات الكادرات الخاصة على الحاسب الآلي ،
ولصالح العمل0
قــرر
مادة أولى
يكون تنظيم العلاقة بين الهيئة القومية للتأمين والمعاشات والجهات التي تنشأ بها وحدات نهايات طرفية ( شاشات ) متصلة بالحاسب الآلي بالهيئة وفقاً لما يلي :
1 ـ تعامل الجهة كمنطقة تأمين ومعاشات من حيث نظام وإجراءات الصرف الدوري للمعاشات0
2 ـ يكون للهيئة مندوب دائم بكل جهة يختص بمراجعة الحالات التي يتم تسويتها أو تعديلها لأى سبب من الأسباب0
3 ـ يكون ترقيم الملفات حسب المجموعة الرقمية للملفات المحددة لكل جهة0
4 ـ تسرى التعليمات الخاصة بتنظيم المواعيد بين المنطقة والادارات المختصة وكذلك تنظيم العلاقة بين المنطقة والادارات على اعتبار أن الجهة تعد منطقة من المناطق مع مراعاة سرعة تنفيذ التعديلات ( اضافة جزئيه ، الغاء ، تعديل ، تعديل بيانات )0
مادة ثانية
يتم تنفيذ هذا النظام على المراحل الآتية :
1 ـ المرحلة الأولى : وتشمل اعداد الملف الرئيسى لمعاشات هذه الجهات وفقاً لما يلي:
أولا : حالات صرف معاشات بالقانون رقم 37 لسنة 1929 المنصرفة بمعرفة الجهة وتتضمن :
(أ) نقل بيانات هذه الحالات للمرة الأولى على الحاسب الآلي بالهيئة وذلك بأن تقوم ادارة المعاشات بالجهة باستيفاء إخطارات صرف اضافة ورثه واحياء لتسجيلها آليا بحاسب الهيئة0
(ب) يتولى الحاسب الآلي بالهيئة طباعة ما تم تسجيله وارساله إلى ادارة المعاشات بالجهة لمراجعته وتصحيح أى اخطاء تنتج عن التسجيل 0
(ج ) يتم التسجيل والمراجعة والتصحيح إلى أن تقوم ادارة التأمين الاجتماعي بالجهة باخطار الحاسب بأن جميع البيانات سليمة0
( د ) يتولى الحاسب الآلي بالهيئة طبع الصرفية الواردة مع مندوب الجهة لكى تتولى ادارة المعاشات بالجهة مراجعة صحة المبالغ والنظام بأكمله ، وعند اتمام التأكد من مطابقة الصرفيه الآليه بالصرفيه اليدوية تقوم ادارة المعاشات بالجهة بارسال خطاب إلى الحاسب الآلي بما يفيد ذلك0
( ه ) يتولى الحاسب الآلي بالهيئة طبع سجلات عامة للمعاشات بالجهة من نسختين ترسل للجهة ليتم التوقيع على كل صفحة في أحد النسختين بما يفيد صحة البيانات ومفردات المعاش والخصومات مع اعتماده وختمه بخاتم الجمهورية للجهة ثم ترسل نسخة للحاسب للحفظ على أن تبقى النسخة الثانية بالجهة0
ثانيا ً : حالات صرف المعاشات بقانون التأمين الاجتماعي الصادر بالقانون رقم (79 ) لسنة 1975 المنصرفه بمعرفة الهيئة ويتبع نحوها ما يلي :
(أ) نقل هذه الحالات من ملف المعاشات العامة إلى الملف الخاص بالكادرات الخاصة مع بقاء بيانات هذه الحالات كما هى على ملف المعاشات العامة للصرف مع تعديل ملف الكادرات الخاصة شهريا بالاضافة والتعديل0
(ب) الاتفاق مع كل جهة على نوع الحالات التي سيتم تحميلها على الملف الخاص بالكادرات الخاصة التي ستتعامل معها الجهة سواء للأحياء أو الورثة وسواء كانت الجهة بالقاهرة الكبرى أو بباقى المحافظات0
(ج) يتولى الحاسب الآلي طبع الحالات المتفق عليها على مستوى المناطق لاعداد الملفات ونقلها إلى الجهة ، وطبع خطابات لهذه الحالات بما يفيد نقل التعامل من منطقة التأمين والمعاشات إلى جهة العمل التابع لها صاحب المعاش0
2 ـ المرحلة الثانية وتشمل التعديلات ( اضافة كلية أو جزئية ، الغاء ، تعديل )
وتتضمن هذه المرحلة اعداد تنفيذ التعليمات آليا 0
( أ ) عند تنفيذ البروفات يجب الفصل بين نوعين من البروفات :
ـ بروفة الكادرات الخاصة 0
ـ بروفة المعاشات العامة 0
ويراعى هذا الفصل في جميع الادارات المعنيه وهى :
ـ ادارة التسوية المركزية0
ـ ادارة الصرف الدوري 0
ـ ادارة اعداد البيانات ومراجعة النتائج 0
ـ الحاسب الآلي 0
ويراعى الفصل في بروفة الكادرات الخاصة بين الجهات المختلفة حيث ان لكل جهة بروفة خاصة بها وتشمل بروفة الكادرات الخاصة للحالات التالية:
1 ـ معاشات ضباط الشرطة ( وزارة الداخلية ) سواء كانت حالات تخضع للقانون 37 لسنة 1929 أو القانون 79 لسنة 1975 مع الفصل بين كليهما0
2 ـ معاشات بالقانون 37 لسنة 1929 ( مجلس الدولة ) 0
3 ـ معاشات بالقانون 37 لسنة 1929 ( وزارة الخارجية )0
4 ـ معاشات بالقانون 37 لسنة 1929 ( أى جهة أخرى تضاف للنظام )0
ـ بروفة المعاشات العامة :
وتشمل هذه البروفة المعاشات العامة باستثناء الحالات التي تشملها بروفة الكادرات الخاصة0
(ب) تتولى الجهة تسجيل التعديلات بنوعيها ( قديم وجديد ) على الملف الخاص بالكادرات الخاصة على أن يتم سحب التعديلات التي روجعت خلال شهر التنفيذ من هذا الملف مع الفصل بين حالات المعاشات العامة وحالات الكادرات الخاصة لتنفيذ البروفات مع الغاء هذه الحالات من الملف بعد الصرف على أن تبقى الحالات التي لم يحل ميعاد تنفيذها بعد على الملف ، ويتم تنفيذ التعديلات والاضافة عن طريق الشاشات الموجودة بالجهات آليا وفقا لما يلي :
أولا ـ حالات صرف معاشات بالقانون رقم 37 لسنة 1929 ويتبع نحوها ما يلي :
1 ـ تعد الجهة تحت أشراف مندوب الهيئة إخطارات التعديل والالغاء من أصل + 3صور يعتمدها المندوب 0
2 ـ تسجل هذه الإخطارات على الشاشات الملحقة بالجهة على أن يقوم مندوب الهيئة بمراجعة التسجيل0
3 ـ ترسل الإخطارات من أصل + 2 صورة إلى ادارة التسوية المركزية وفقاً للتعليمات رقم 16 لسنة 1988 وتبقى صورة واضحة بالملف0
4 ـ تتولى ادارة التسوية المركزية مراجعة الإخطارات ويرتد الخطأ منها إلى الجهة أما الإخطارات الصحيحة فيتم تصويرها بالميكروفيلم بالفيلم الخاص بالكادرات الخاصة ويراجع آليا مع تسجيل رقم الميكروفيلم0
ويرسل أصل الاخطار إلى ادارة اعداد البيانات والنتائج وصورة إلى ادارة الصرف الدوري وفقاً للتعليمات 16 لسنة 1988 ويدخل الاخطار ضمن البروفات الشهرية للكادرات الخاصة0
5 ـ بعد انتهاء البروفات يتم الاقرار من الصرف الدوري بصحة البروفات ، ويتولى الحاسب الآلي طباعة البروفات النهائية وارسالها للجهات لمراجعتها والاقرار بصحتها وطلب الطباعة النهائية0
ثانياً ـ حالات صرف المعاشات بالقانون 79 لسنة 1975 :
( أ ) حالات الاضافة وهى الحالات التي تسوى لأول مرة لأى سبب من اسباب نهاية الخدمة0
تقوم الجهة تحت اشراف مندوب الهيئة بما يلي :
1 ـ استيفاء الملف بالمستندات المنصوص عليها بالقرار الوزارى رقم 214 لسنة 1977
2 ـ تحديد مجموعة رقمية للملفات لكل جهة 0
3 ـ اعداد كارت أبجدى برقم الملف0
4 ـ تسوية الحالات تسوية مبدئية مع صرف سلفة لصاحب الشأن ويتم الخصم بقيمتها على حساب الأرصدة المدينة طرف الهيئة0
5 ـ استكمال بيانات استمارة البيانات التاريخية أو اعدادها حسب الأحوال وتسجيلها ومراجعتها وتأكيدها في حالة عدم سابقة تسجيلها وارفاقها بالملف0
6 ـ اعداد اخطار صرف دورى بالتسوية وتسجيله على الشاشة ، مع مراجعة مندوب الهيئة آليا وتعديل التسجيل ان وجد خطأ من التأكد من بداية الصرف وتسجيل شهر التنفيذ مطابقاً له0
7 ـ ارسال الملف شاملا جميع المستندات الخاصة بصرف المستحقات التأمينية وكذا الإخطارات لادارة التسوية المركزية بالهيئة بدلا من المنطقة التأمينية0
ادارة التسوية المركزية 0 وتختص بما يلي :
1 ـ مراجعة الكارت الأبجدى وارساله إلى ادارة الفهرس الأبجدى للمراجعة واتخاذ اللازم وفقاً للإجراءات المتبعة0
2 ـ مراجعة التسوية المبدئية مراجعة يدوية واخطار الصرف الدوري وكذا مراجعة استمارة البيانات التاريخية 0 مع التأكد من بداية الصرف وتسجيل شهر التنفيذ مطابقاً له0
3 ـ في حالة وجود خطأ يرسل الملف إلى الجهة أما اذا تم التأكد من صحة الملف00 يرسل أصل اخطار الصرف إلى ادارة الميكروفيلم لتصويره على فيلم المعاشات العامة0
4 ـ بعد اجراء التصوير بادارة الميكروفيلم يرتد الاخطار ثانية لادارة التسوية المركزية لمراجعة الاخطار آليا مع تسجيل رقم الميكروفيلم على الشاشة ويرسل أصل الاخطار إلى ادارة اعداد البيانات والنتائج وصورة إلى ادارة الصرف الدوري وتبقى صورة واضحة بالملف وتدخل الحالة ضمن البروفات الشهرية للمعاشات العامة0
5 ـ اعداد استمارة 50 ع 0 ح بعد التأكد من صحة التسوية بقيمة المستحقات التأمينية الواجب سدادها إلى صاحب المعاش أو المستحق مخصوماً منها قيمة السلفة المنصرفة بمعرفة الجهة وسدادها بشيك مستقل إلى هذه الجهة0
وعلى الإدارة العامة للصرف الدوري متابعة البروفات على الحاسب حتى يمكن التأكد من صحة التسجيل ، وفي حالة وجود أخطاء يرجع إلى ادارة التسوية المركزية0
6 ـ بعد اجراء الصرف يعاد الملف ثانية إلى الجهة للحفظ بها0
( ب ) التعديلات ( اضافة جزئية – الغاء – تعديل بيانات )0
تقوم الجهة تحت اشراف مندوب الهيئة بما يلي :
1 ـ تلقى طلبات أصحاب المعاشات والمستحقين المتفق عليهم بالتعامل مع الجهة 0
2 ـ اعداد إخطارات الصرف الدوري بالتعديل اللازم من أصل + 3 صورة ويسجل التعديل على الشاشات المعدة لذلك بالجهة ويتولى مندوب الهيئة مراجعة التسجيل على الشاشة0
3 ـ يرسل أصل + 2 صورة من الإخطارات إلى ادارة التسوية المركزية وتحفظ صورة واضحة من الملف بالجهة ولا يرسل الملف لادارة التسوية المركزية الا في حالة تعديل مبالغ بالزيادة ويتطلب الأمر صرف المتجمدات ويرسل الملف للهيئة للمراجعة وصرف المتجمدات0
4 ـ تتولى ادارة التسوية المركزية مراجعة الاخطار يدويا ثم يرسل الأصل إلى ادارة الميكروفيلم لتصويره على فيلم المعاشات العامة0
5 ـ بعد تصوير الاخطار بالميكروفيلم يرتد ثانية إلى ادارة التسوية المركزية لمراجعته على الشاشة وتسجيل الرقم الميكروفيلمى ويرسل أصل الاخطار إلى ادارة اعداد البيانات والنتائج ، وكذا صورة منه إلى ادارة الصرف الدوري ليدخل ضمن البروفات الشهرية للمعاشات العامة ويرتد الملف إلى الجهة في حالة وجوده0
المرحلة الثالثة – الصرف الدوري :
أولا – حالات صرف المعاشات بالقانون رقم( 37) لسنة 1929 وتتولى الجهة الصرف لهذه الحالات على النحو التإلى :
1 ـ بعد التأكد من صحة البروفات والاقرار بذلك مع طلب الطبعة النهائية في المواعيد المحددة 0 يتم طبع صرفيه كاملة للجهة تشمل ما يلي :
( أ ) كشوف الصرف والأرصدة النهائية 0
(ب) كشوف التفريغ لبيان تفصيل بنود الاستحقاقات والخصومات0
(ج) كشوف الخصومات بالتفصيل على مستوى كل جهة خصم مع اعتبار الهيئة كجهة خصم للبنود الخاصة بها0
(د) طبعة الاستبعادات والاضافات النهائية 0
(ه) ملخصات البريد لجهات صرف البريد ( ان وجدت )0
(و) أى طبعات تطلب 0
2 ـ تقوم الجهة بمراجعة طبعة الاستبعادات والاضافات على الإخطارات وتعديل الخطأ منها في الشهر التإلى 0
3 ـ تقوم الجهة باستخراج الشيكات اللازمة والصرف من الأمانة السابق صرفها اليها من واقع الكشوف المرسلة اليها وفقاً لما هو متبع0
ثانياً ـ حالات صرف معاشات بالقانون 79 لسنة 1975 ، وتقوم الهيئة بالصرف الدوري لهذه الحالات 0 ويتبع بشأنها النظام المتبع بنظام الصرف الدوري وطبقاً للمواعيد المحددة0
مادة ثالثة
تستخدم وحدات النهايات الطرفية بالجهات لتقديم الخدمات التأمينية على النحو التإلى :
( أ ) الاستعلام الفورى عن حالات الصرف الدوري القائمة0
(ب) التسجيل المباشر للاضافة والتعديلات0
(ج) بيان المعاش عند طلبه على أن تتبع الإجراءات التالية بالجهة التابع لها صاحب المعاش أو المستحق :
1 ـ يتقدم صاحب المعاش أو المستحق إلى وحدة المعاشات بالجهة التابع لها لموافاته بالبيان المطلوب0
2 ـ يتم التأشير على الطب بمعرفة المختص بوحدة المعاشات بالجهة إلى خزينة الجهة لقبول توريد مبلغ 75 (خمسة وسبعون قرشا ) قيمة الرسوم المستحقة للهيئة بعد التأكد من توافر البيان المطلوب لديه0
3 ـ يتولى صراف الخزينة استلام الرسم مقابل اعطاء مقدم الطلب قسيمة توريد نقدية ( 33ع0ح ) موضحا بها ان الرسم تحصل من مقدم الطلب لحساب الهيئة القومية للتأمين والمعاشات0
4 ـ يعطى مقدم الطلب أصل القسيمة وصورة منها والطلب المقدم منه بعد التأشير عليه بما يفيد اتمام التوريد موضحا به رقم وتاريخ قسيمة التوريد0
5 ـ يتولى مقدم الطلب تسليم الطلب وأصل القسيمة إلى وحدة المعاشات بالجهة لاستخراج البيان المطلوب مع الاحتفاظ بصورة القسيمة لديه وحفظ الطلب وأصل القسيمة بملف المعاش0
6 ـ تتولى وحدة المعاشات بالجهة امساك سجل داخلى مقسم حسب أيام الشهر وتقيد بكل يوم عمليات الايداع إلى تمت خلال نفس اليوم من واقع الطلبات وقسائم التوريد الواردة إلى وحدة المعاشات ، على أن يوضح بهذا السجل البيانات التالية :
ـ اسم مقدم الطلب 0 ـ البيان المطلوب
ـ الرسم الذى تم توريده 0 ـ رقم وتاريخ قسيمة التوريد0
ـ توقيع مقدم الطلب بما يفيد استلام البيان0
7 ـ عند طباعة البيان من الشاشة يجب كتابة رقم القسيمة وتاريخها عليها وكذلك اسم الجهة المقدم لها البيان واسم طالب البيان0
8 ـ تتولى وحدة المعاشات بالجهة تجميع مبالغ كل يوم على حده وتجميع إجمالي الأيام في نهاية كل شهر كما تتولى تحرير استمارة 50 ع 0 ح باسم الهيئة القومية للتأمين والمعاشات بقيمة إجمالي رسوم الشهادات إلى تم توريدها خلال الشهر0
9 ـ تتولى ادارة الحسابات بالجهة مراجعة البيان المذكور ومطابقته على المبالغ التي تم توريدها فعلا لحساب الهيئة القومية للتأمين والمعاشات خلال الشهر 0 ويتم استخراج شيك باسم الهيئة القومية للتأمين والمعاشات مرفقا به بيان موضح به أن المبلغ عبارة عن إجمالي رسوم الشهادات التي تم تحصيلها لحساب الهيئة عن هذا الشهر0
10 ـ تتولى الهيئة استلام الشيك والمرفق الوارد معه ويتم تسويته لحساب الايرادات المتنوعة0
مادة رابعة
تحدد مهام مندوب الهيئة لدى الجهة المنشأ لديها وحدة نهايات طرفية بما يلي :
1 ـ مراجعة ملفات انتهاء الخدمة الجديدة والتحقق من استيفاء المستندات ومراجعة الحقوق التأمينية0
2 ـ مراجعة حالات التعديل والمتابعة0
3 ـ الاشراف على أعمال التسجيل الآلي 0
4 ـ الاشراف على أعمال فتح الملفات الجديدة0
5 ـ حلقة اتصال بين الهيئة والجهة وتنفيذ تعليمات الهيئة في هذا الشأن0
مادة خامسة
يجوز انشاء وحدة لصرف المعاشات بالجهة الموجود بها وحدة نهايات طرفية بناء على طلب الجهة ورغبة أصحاب المعاشات والمستحقين ويتبع بشأن تنظيم العمل بها الإجراءات المقررة في هذا الشأن0
مادة سادسة
يعمل بأحكام هذه التعليمات اعتباراً من التاريخ المحدد لتشغيل وحدة النهايات الطرفية بكل جهة على حده 0
رئيس مجلس الإدارة
تحريرا في : 24/2/1991 ليلي محمد الوزيرى
