تعليمات رقم 9 لسنة 1991
ـــ
رئيس مجلس الإدارة :
بعد الاطلاع على التعليمات رقم 49 لسنة 1990 بشأن نظام وإجراءات مراجعة استمارات البيانات التاريخية وتوثيقها ميكروفيلميا 0
وبناء على ما اثير في اجتماع مديرى المناطق التأمينية يوم 3/1/1991 بشأن إجراءات المراجعة ،
ولصالح العمل 0
قــرر
مادة أولى
تكون مراجعة استمارات البيانات التاريخية بالمركز الرئيسى من خلال البرنامج التإلى :
1 ـ يعد الحاسب الآلي طبعة على مستوى الوحدات الادارية بكل منطقة تأمينية متضمنة حالات المؤمن عليهم بالوحدة والرقم التأمينى لكل منهم 0
2 ـ تتولى المناطق التأمينية مراجعة بيانات الطبعة المشار اليها بالبند السابق على سجل استمارات البيانات التاريخية والتأشير أمام الحالات التي أعدت لها استمارات واتخاذ ما يلي:
( أ ) الاحتفاظ بالطبعة للمتابعة ، مع اتخاذ إجراءات اعداد استمارات للحالات التي لم يسبق اعدادها0
(ب) اعداد حافظة بعدد استمارات البيانات التاريخية واحالتها إلى المركز الرئيسى (لجنة المراجعة الفنية )0
3 ـ تتلقى سكرتارية لجنة المراجعة الفنية الاستمارات من المناطق التأمينية بناء على طلب اللجنة من خلال برنامج يتضمن تحديد مواعيد ارسال الاستمارات من المناطق طبقاً لتقارير الانتاج بالمناطق وفق النموذج المرفق متضمناً العناصر الآتية على مستوى الوحدات الادارية0
ـ إجمالي عدد الاستمارات التي يتم اعدادها0
ـ عدد الاستمارات التي تم تسجيلها على الحاسب الآلي 0
ـ عدد الاستمارات تحت التسجيل 0
ـ عدد الاستمارات التي تعذر تسجيلها بسبب اختلاف كود القطاع أو غيرها من الأسباب وما اتخذ بشأنها من إجراءات 0
ويكون تسليم الاستمارات من المناطق إلى سكرتارية اللجنة الفنية بموجب الحافظة المشار اليها بالبند السابق0
4 ـ تتولى وحدة السكرتارية باللجنة الفنية تسجيل بيانات الحافظة والاستمارات بالسجلات المعدة لهذا الغرض مع استكمال إجراءات المتابعة الداخلية أولا بأول0
5 ـ توزع الاستمارات على السادة أعضاء اللجنة الفنية للقيام بالمراجعة الشكلية والمنطقية طبقاً للتعليمات الداخلية والتأشير بالحافظة بنتيجة المراجعة ثم ارسالها للسكرتارية لاتخاذ ما يلي :
( أ ) احالة الاستمارات الصحيحة على مستوى الوحدة الادارية للحاسب الآلي 0
(ب) اعداد حافظة بالاستمارات المعيبة مرفقة بملاحظات المراجعة تمهيذاً لارسالها للمناطق0
6 ـ يتولى الحاسب الآلي مراجعة الاستمارات آليا واثبات ملاحظات المراجعة واعتمادها من مدير الإدارة واعادة الاستمارات إلى وحدة السكرتارية لاتخاذ ما يلي :
( أ ) تسليم الاستمارات الصحيحة إلى ادارة الميكروفيلم0
(ب) اعداد حافظة بعدد الاستمارات المعيبه على مستوى الوحدات الادارية لتسليمها للمناطق التأمينية المختصة0
7 ـ يتم تسليم الاستمارات المعادة للمناطق التأمينية سواء للأخطاء الفنية أو لعيوب شكلية أو منطقية إلى الباحث المختص بالمنطقة للقيام بمراجعتها محليا بالمناطق التأمينية مع الرجوع للوحدة الادارية والتحقق من صحة البيانات من واقع ملفات التأمين الاجتماعي ، واعادة الاستمارات سواء بعد تصحيحها أو اعداد استمارة جديدة بدلا منها وتسليمها للسكرتارية مع اعداد تقرير بنتيجة المراجعة متضمنا عدد الاستمارات وأسماء المراجعين بالوحدة والمنطقة من واقع الاستمارة المعيبه ويسلم الأصل للادارة العامة للتنظيم والإدارة
8 ـ يعد الحاسب الآلي طبعة باستمارات البيانات التاريخية وذلك بعد انتهاء الميكروفيلم من توثيق الاستمارات وفقاً للتعليمات الصادرة في هذا الشأن وتحال الطبعة والاستمارات إلى وحدة السكرتارية باللجنة الفنية لاثبات حركة الاستمارات واعادتها إلى المناطق التأمينية مع القيام بتحديد موقف كل وحدة ادارية من حيث عدد الاستمارات الصحيحة والمعادة للتصحيح في ضوء إجمالي بيانات الحافظة الواردة من المنطقة واثبات نتيجة المراجعة بالسجل المعد لهذا الغرض0
9 ـ تتلقى المناطق التأمينية الاستمارات المشار اليها بالبند السابق واثبات نتائج المراجعة والتوثيق بالسجلات المعدة لديها وارسال الاستمارات الصحيحة الموثقة ميكروفيلميا إلى الوحدات الادارية لايداعها بملف المؤمن عليه0
مادة ثانية
يعمل بأحكام هذه التعليمات اعتباراً من تاريخ صدورها0 رئيس مجلس الإدارة
تحريرا في : 14/2/1991 ليلي محمد الوزيرى
