تعليمات رقم 63 لسنة 1992
رئيس مجلس الادارة بعد الإطلاع على القانون رقم 47 لسنه 1978 الصادر بنظام العاملين المدنيين بالدولة
وعلى القرار رقم " 417 " لسنه 1992 بانشاء خزينة صرف بالمركز الرئيسى
ولصالح العمل :
قرر
مادة أولى :
تتبع القواعد والأسس والإجراءات المرفقة فى شأن النظام المالى والإدارى لخزينة المركز الرئيسى بالهيئة .
مادة ثانية :
يعمل بأحكام هذه التعليمات اعتباراً من تاريخ صدورها
تحريرا فى : 7 /11 /1992 رئيس مجلس الادارة ( ليلى محمد الوزيرى ) النظام المالى والادارة والاجراءات اللازمة للعمل
بخزينه المركزالرئيسى للهيئة
أولا : أحكام عامه :
1. الصراف مسئول عن جميع محتويات الخزينه وتعتبر عهدة شخصية طرفه .
2. يزود قسم الصرافه بخزينه كبيرة تكون عهده الصراف المختص لا تفتح الا بمفتاحين مختلفين تودع فى حجرة تتوافر فيها عناصر الامن الواجبه ويسلم المفتاح الاول للصراف المختص ويسلم المفتاح الثانى لمدير الحسابات أون من ينيبه .
وتودع المفافتح الاحتياطية بحضور الصراف المختص ورئيس الصيارف ومدير الحسابات داخل مظروف يختم بالشمع الاحمر بخاتم الاحمر كل منهم ويذكر بظاهرة بيان واف عن الخزانه التى يخصها المفتاحان وتاريخ وضعهما بالمظروف وتحرر هذه اللجنه محضرا بكل ذلك – وحفظ المظروف ومحتوياته فى الخزينه عهده رئيس الصرافين .
3. جميع النقود يجب الاحتفاظ بها داخل الخزينه ، وعلى رئيس الصرافين اتخاذ الاجراءات اللازمه للمحافظة على سلامه المكان الموجود به الخزينه من السرقه والحريق وغير ذلك ، مع رفع الامر الى المسئولين فوراً فى حاله قصور الامكانيات اللازمه لتحقيق ذلك .
4. على الصراف مراعاه مايلى :
- عدم الاحتفاظ فى الخزينه بنقود شخصية سواء كانت خاصه به أو بغيرة
- عدم السماح للغير بلدخول داخل سياج الخزينه
- عجم ترك الخزينه أثناء العمل لغير سبب قهرى وفى هذه الحاله عليه أن يتخذ من الاحتياجات ما يكفل سلامه العهدة النقدية ومحتويات الخزينه
5. يؤمن على عهدة الصراف وذلك باشتراكه فى صندوق التأمين الحكومى لضمانات أرباب العهدة على أساس أكبر مبلغ يحتمل أن يكون فى عهدنه .
6. يحدد بقرار من السيد الاستاذ / رئيس مجلس الادارة الرصيد النقدى الذى يحتفظ به الخزينه فى حدود احتياجات الصرف الفعليه – وما زاد عن هذا الرصيد جب توريده الى حساب الهيئة لدى البنك الاهلى – وحدة الشئون الادارية فى نفس اليوم اوصباح اليوم التالى على الاكثر مع بيان اسباب تعذر التوريد فى نفس اليوم ليوميه الخزينه
7. فى صباح كل يوم تفتح الخزينه بمعرفة العاملين المختصين بالمفتاحين رقمى 1، 2 وحضور المندوب المكلف بالحراسه ليلا ويعد رئيس الصرافين يومية الخزينه والسلفة المستديمه – وعلى رئيس الصرافين أن يتحقق قبل بدء العمل من صحه الرصيد النقدى للخزينه بعد مراجعته على رصيد دفتر يومية الخزينه فى اليوم السابق.
8. عند اقفال حساب اليوم تقفل الخزينه بمعرفة العاملين المختصين بالمفتاحين رقمى 1، 2 ويضع رئيس الصرافين الاختام على باب الخزينه بحضور المندوب المكلف بالحراسه ليلا .. ويجب تواجد هذا المندوب عند فض الاختام صباح اليوم التالى .
9. تحفظ بالخزينه نماذج لامضاءات الخاصه بالعاملين المرخص لهم بامضاء أذون الصرف 9ع.ح – على أن تسحب من هذه المجموعه نماذج امضاءات العاملين الذين الغيت امضاءاتهم وتحفظ بمجموعه اخرى لمدة سته اشهر .
ثانيا : نظام العمل بالخزينه :
1. يمسك الصراف دفتر يوميه الخزينه ( رقم 41ع.ح ) ويكون عهدة شخصيه طرفه وهو المسئول عنه يقيد به المتحصلات والمصرفات اليومية ويجمع قيمه كل منهما فى آخر كل يوم ويفقطه ويوقع باضائه على الدفتر المذكور – ثم يسلم قبل ميعاد الانصراف بنصف ساعه الاقل كشوف المحصل والمنصرف وصور قسائم التحصل وأذون الصرف الى رئيس وحدة الحسابات المختص بمقتضى ايصال بالتسليم على دفتر يوميه الخزينه وذلك بعد مطابقة رصيد دفتر يوميه الخزينه 41 ع.ح على الرصيد النقدى الموجود بالخزينه .
2. أعمال التحصيل :
(أ) يتم قبول التوريد نقدا من اصحاب الشأن بالخزينه بمقتضى حافظة توريد معتمدة من مدير الادارة المختص او من ينوب عنه مبينا لهم اسم المورد وقيمه المبلغ وطبيعته وسبب التوريد .
(ب)فور استلام النبلغ المحصله نقدا يقوم الصراف بما يلى :
- اعداد قسائم التحصيل ( 33ع.ح ) من ثلاث صور احداها لصاحب الشأن وترفق الثانيه بحافظة التوريد وتبقى الثالثة بدفتر الايصالات
- اثبات بيانات التحصيل بدفتر الخزينه التى تقيد بها المبلغ بأرقام مسلساه شهرية .
- ترسل حوافظ التوريد مرفقه بصور القسائم الى ادارة الحسابات المركزية لمراجعتها
واجراء القيود الدفتريه واحالتها الى الاجهزة المختصة بما يفيد السداد .
على رئيس الصرافين أن يرسل الى رئيس الحسابات قبل مواعيد الانصراف بنص ساعه على الاقل حافظة النقود الوارده يوميا على ان يوقع بالاستلام بدقتر يوميه الخزينه .
(ج) يتم ايداع المبالغ المحصله نقدا بمعرفة الصراف بحساب الهيئة لدى البنك الاهلى
وحدة الشئون الادارية وذلك على النحو الاتى :
- فى آخر يوم عمل من كل اسبوع ، على انه فى حاله بلوغ المتحصلات خمسمائه جنيها فأكثر يتم ايداها فى نفس تحصيلها أو صباح اليوم التالى على الاكثر.
- الالتزام بالايداع فى اخر عمل من كل شهر واخر يوم عمل من كل سنه ماليه ..
3. أعمال الصرف :
- يتم صرف المبالغ المنصوص عليه بالقرار رقم 417 لسنه 1992 بموجب أذون صرف 9ع.ح متضمنه تقيع اثنين من العاملين المرخص لهم بالتوقيع على الشيكات بعد مطابقه هذه التوقيعات على نماذج التوقيعات المحفوظة .
- اذون الصرف 9ع.ح لا تصرف الا للاشخاص المحررة باسمائهم هذه الاذون ويعد التحقق من شخصيتهم وتسجيل بيانات تحقيق الشخصيه على اذون الصرف ، وعند اتمام الصرف تختم اذون الصرف وجميع مرفقاتها بخاتم صرف .
- تعد حافظة بالمنصرف اليومى مرفقا بها اذون الصرف الخاصه بهذا اليوم وتسلم الى رئيس وحدة الحسابات المختص على ان يوقع بالاستلام بدفتر يوميه الخزينه .
ثالثا : نظام العمل بادارة الحسابات المركزية :
( أ ) تتولى ادارة الحسابات المركزية استخدام النماذج والسجلات الاتيه :
1. نموذج اذن توجيه قيد لاذون الصرف يتم تميزه عن اذن توجيه القيد الذى تسحب به شيكات .
2. دفاتر أذون صرف 9 ع.ح ويتعين التحفظ عليها مثل دفاتر الشيكات تماما وتخضع للجرد الشهرى المنصوص عليه بالتعليمات رقم 4 لسنه 1987
3. امساك سجل اذون الصرف ( 56ع.ح ) تسجل به اذون الصرف التى يتم سحبها يوما بيوم بجانب له – كما تسجل به أذون الصرف التى يتم صرفها بجانب ممنه ويوشر على أذون الصرف المقيدة بجانب له بما يفيد الصرف مع بيان رقم وتاريخ التسويه لاستخراج بواقى الاذون شهريا .
4. فتح خانه مستقله ( منه وله ) بدفتر يوميه العمليات الماليه باسم اذون صرف على الخزينه حساب رقم 2734
5. فتح خانه مستقله ( منه وله ) بدفتر يوميه العمليات الماليه باسم حساب الخزينه – حسب رقم 1811 ويطابق رصيد هذا الحساب يوميا مع دفتر يوميه الخزينه 41 ع.ح عهده صراف الخزينه
6. يراعى تضمين الحسبه اليومية الحسابات الاتيه :
- حساب أذون صرف على الحزينه 2734
- حساب الخزينه 1811
ب- أعمال التحصيل :
استلام حوافظ التوريد وصور قسائم التحصيل 33 ع . ح يوميا من صراف الخزينة ومراجعتها حسابياً ومستنديا .
واجراء التسوية الحسابية الآتية :
.. من حـ / الخزينة 1811
.. الى حـ / الايرادات ( موضحا نوع الايراد )
.. الى حـ / المصروفات بالاستبعاد( موضحا نوع المصروف )
.0 إلى حـ / الارصدة الدائنة
00 إلى حـ / الارصدة المدينة 000 إلخ
وتخطر الادارة المختصة بما يفيد التحصيل موضحا به رقم وتاريخ القسيمة 0
ـ عند ايداع المتحصلات بحساب الهيئة لدى البنك الاهلى وحدة الشئون الادارية تجرى التسوية الاتية :
00 من حـ / البنك الاهلى وحدة الشئون الادارية 1821
إلى حـ / الخزينة 1811(جـ) أعمال الصرف :1 ـ تحدد المبالغ المتوقع صرفها من الخزينة ويحرر رئيس الصرافين مذكرة صرف بقيمتها مرفقا به الاستمارة 50 ع0ح باسم الصراف ويستخرج بقيمتها شيك باسمه 0
وتجرى التسوية الاتية :00من حـ / الخزينة 1821 00 إلى حـ / البنك الاهلى وحدة الشئون الادارية 1821ويجرى ذات القيد المحاسبى فى حالة تعزيز الخزينة2 ـ عند استخراج أذون الصرف يجرى القيد الحسابى الاتى : 00 من حـ / المصروفات 00 إلى مذكورين 000 حـ / الاستقطاعات 000 ح / أذون صرف على الخزينة 2734 بقيمة صافى المستحق صرفه [list=margin-top:0cm]
[*]
ـ عند ورود حافظة أذون الصرف ومرفقاتها من الصراف يجرى القيد المحاسبى الاتى :[/list]
00 من حـ / أذون صرف على الخزينة 2734 00 إلى حـ / الخزينة 1811وتقيد هذه التسوية بالجانب المدين من دفتر حساب أذون الصرف ( 56 ع0 ح ) ويتم التسديد بالجانب الدائن بالتأشير أمام كل اذن يتم صرفه برقم وتاريخ التسوية لاستخراج بواقى الاذون شهريا 04 ـ عند تخفيض رصيد حساب الخزينة أو تصفيتة يجرى القيد : 00 من حـ / البنك الاهلى وحدة الشئون الادارية 1821 إلى حـ / الخزينة 1811 أحكام ختامية
1 ـ يستمر العمل بنظام السلفة المستديمة وذلك بالنسبة لانواع المصروفات المنصوص عليها بتعليمات
الهيئة رقم 13 لسنة 1988 ـ وفى حدود المبالغ المنصوص عليها بهذه التعليمات وقدرها خمسون
جنيها فأقل 0
2 ـ يطلع مدير الحسابات المركزية أو من ينيبة على حساب الخزينة يوميا للتحقق هو ورئيس الصرافين
من عدم استبقاء مبالغ زائدة عن الرصيد المقرر الاحتفاظ به دون أو يورد للبنك 0
3 ـ يرسل رئيس الصرافين إلى ادارة الحسابات المركزية فى نهاية يوم عمل من كل أسبوع كشف باقى
النقود الاسبوعى ( استمارة 8ع0ح ) كما يرسل هذا البيان فى أول كل شهر ـ مبينا به النقدية
المتبقية بالخزينة فى أول الشهر السابق 0
4 ـ أذون الصرف صالحة للصرف لمدة ثلاثة أشهر عدا الشهر الذى سحبت فية فاذا انقضت هذه المدة
يمكن لصاحب الحق تجديد صلاحية الاذن لمدة أخرى وذلك بعد التحقق من عدم وجود مانع من
التجديد 0
5 ـ تسرى أحكام اللائحة المالية للميزانية والحسابات فيما لم يرد بشأنه نص بهذه الاجراءات ـ وعلى
الاخص ما يلى :
( أ ) حالات الفقد أو الاختلاس أو اكتشاف عجز بالعهدة 0
( ب) الجرد الدورى والجرد المفاجىء 0
( ج ) تغيب الصراف أو وفاته 0
يعتمد ،
رئيس مجلس الادارة
( ليلى محمد الوزيرى )
