تعليمات رقم 20 لسنة 1994
في شأن
تنظيم أماكن حفظ الملفات بالمناطق
رئيس مجلس الإدارة
بعد الاطلاع على القانون رقم 79 لسنة 1975 الصادر بنظام التأمين الاجتماعي وتعديلاته ،
وعلى التعليمات رقم 34 لسنة 1984 بشأن عدم حفظ أية ملفات حفظا نهائيا إلا بعد الفحص ،
وعلى التعليمات رقم 5 لسنة 1993 بشأن مراجعة نماذج استيفاء شروط استحقاق المعاش ،
وعلى التعليمات رقم 43 لسنة 1993 بشأن تنظيم تداول الملفات بين أجهزة تسوية الحقوق التأمينية
وأجهزة المحفوظات إجراءات حفظها ،
وعلى مذكرة التحقيق رقم 37 لسنة 1994 بشأن فقد ملف من أرشيف الأحياء والتأخير في الإبلاغ
عنه ، وعلى مذكرة الإدارة العامة للتنظيم والإدارة المؤرخة 25 / 6 / 1994 بشأن تنظيم أماكن الملفات
بأقسام المحفوظات بالمناطق
ولصالح العمل .
قـــــرر
مادة أولى :
تعامل غرف حفظ ملفات التأمين الاجتماعي معاملة الخزائن المالية . . وعلى مديري المناطق بالتنسيق مع إدارة
المباني بالهيئة تخصيص أماكن مغلقة مجهزة بأقفال لحفظ ملفات التأمين الاجتماعي وتجهيزها بالدواليب والأرفف
اللازمة للمحافظة عليها وتيسير تداولها وحفظها .
مادة ثانية :
على السادة رؤساء أجهزة المحفوظات والعاملين بها مراعاة ما يلي :
1 ــ تخصيص مفتاحين مختلفين لأقسام حفظ الملفات المفتاح الأول مع رئيس قسم المحفوظات ويسلم المفتاح
الآخر للموظف المختص وتودع نسخة احتياطية داخل مظروف مغلق مع مدير المنطقة ويستعمل في حالة غياب
الطرفين . . وفي حالة الفقد أو الكسر يجب عمل محضر بذلك يرفع للسيد مدير المنطقة . . على أن يراعى تغيير
القفل بأخر على حساب المسئولين عن الفقد أو الكسر . . ولا يجوز عمل مفتاح بدل الفاقد .
2 ــ يتم فتح أماكن الحفظ وإغلاقها بواسطة موظفي الحفظ ولا يجوز تكليفها إلى شخص أخر .
3 ــ إغلاق أماكن الحفظ بعد انتهاء مواعيد العمل الرسمية والإضافية .
4 ــ لا يجوز السماح لغير العاملين بالمحفوظات بالتواجد أو الدخول إلى أماكن الحفظ .
5 ــ يجب على الموظف المختص ألا يسلم أي ملف إلا بناء على طلب رسمي من الجهاز المختص .
6 ــ إثبات حركة الملفات بكارت الحركة وتعلية المستندات على غلاف الملف وإثبات التاريخ وذلك
للتعليمات الصادرة في هذا الشأن وعلى الأخص التعليمات رقم 43 لسنة 1993 .
مادة ثالثة :
على السادة رؤساء الإدارات المركزية للمناطق والإدارة العامة للمتابعة متابعة تنفيذ هذه التعليمات
بكل دقة .
مادة رابعة :
يعمل بهذه التعليمات اعتبارا من 9 / 7 / 1944
تحريرا في 9 / 7 / 1994
رئيس مجلس الإدارة
(حمدي عبد الغنى إبراهيم)
