تعليمات رقم 16 لسنة 1994
بشأن
أعداد التقرير السنوي والحسابات والقوائم
الختامية عن السنة المالية 93 / 94
تراعى الأجهزة المحددة بهذه التعليمات أتباع الإجراءات والمواعيد الآتية في شأن أعداد الحسابات والقوائم الختامية والتقرير السنوي لإنجازات الهيئة عن السنة المالية 1993 / 1994 .
1. تتولى إدارة الاعارات وإدارة الاستثمار إجراء المطابقة اللازمة مع إدارة الحسابات المركزية للتأكد من صحة رصيد النقد الأجنبي (ودائع وحساب تجنيب) ومطابقته مع شهادات البنوك في 30 / 6 / 1994 وموافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بما يفيد ذلك في موعد غايته 30 / 7 / 1994 .
2. تتولى إدارة الاستثمار والأجهزة المختصة بالتحصيل والمطالبات والمدة السابقة ومحاسبة الجهات إجراء مطابقة بياناتها على الدفاتر الحسابية بإدارة الحسابات المركزية ومعالجة ما قد ينتج من فروق .... على أن تخطر الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بمحضر معتمد يفيد إتمام عملية المطابقة وذلك في موعد غايته 1 / 8 / 1994 .
3. تتولى إدارة الرقابة على المخزون السلعي الإجراءات اللازمة مع إدارة المخازن وذلك فيما يتعلق بأرصدة أصناف الأصول الثابتة في 30 / 6 / 1994 الظاهرة بالسجلات الممسوكة بمعرفتها مع تلك الممسوكة بإدارة المخازن وفقا للتعليمات رقم (61) لسنة 1993 مع موافاة الإدارة العامة للموازنة والحسابات الختامية بما يفيد أتمام المطابقة .
4. على إدارة المخازن موافاة الإدارة العامة للموازنة والحسابات الختامية في موعد غايته 30 / 7 / 1994 بصورة من محاضر التكهين للأصول التي تم تكرهينها خلال السنة المالية 93 / 1994 على أن يرفق بكل محضر كافة البيانات الخاصة بالأصل المكهن وعلى الأخص ما يلي
(نوع الأصل المكهن -تاريخ الشراء أو الاستخدام - العدد - القيمة - تاريخ التكهين بالتحديد وبالنسبة للسيارات يراعى توضيح رقم ونوع السيارة )على أن تقوم الإدارة العامة للموازنة والحسابات الختامية بإجراء التسويات اللازمة وموافاة الإدارة العامة للحسابات المركزية بها في موعد غايته 15 / 8 / 1994 .
5. على كافة الأجهزة التي تقوم بصرف جميع المصروفات الإدارية (إيجار - الكهرباء - المياه - الصيانة - التليفون - وقود السيارات ) حصر جميع المبالغ التي استحقت على الهيئة عن السنة المالية 93 / 1994 ولم تصرف حتى نهاية السنة المالية المذكورة في 30 / 6 / 1994 وإجراء التسويات اللازمة بشأنها وذلك بالخصم على البنود المختصة بالنسبة للسنة المالية 93 / 1994 مقابل التعلية بحساب جارى مستحقات تطبيقا لمبدأ الاستحقاق وموافاة الإدارة العامة للحسابات المركزية بهذه التسويات في موعد غايته 15 / 8 / 1994 لإدخالها بالدفاتر الحسابية قبل أقفال حسابات السنة المالية 93 / 1994 .
على أن يتم إزالة هذه المبالغ عند الصرف خلال السنة المالية 94 / 1995 .
أما بالنسبة للمستحقات التي ترد بعد هذا التاريخ فأنه يتم الخصم بقيمتها على بند مصروفات سنوات سابقة للسنة المالية 94 / 1995 .
كما أنه على الإدارة الهندسية بالهيئة القيام بإعداد حصر شامل بقيمة الأعمال التي تم تنفيذها بالنسبة للمشروعات الجاري تنفيذها وذلك حتى 30 / 6 / 1994 وموافاة الإدارة العامة للحسابات المركزية بذلك في موعد غايته 10 / 8 / 1994 لإجراء التسويات اللازمة .
6. على إدارة التحصيل حصر الشيكات التي ارتدت إلى الوحدات الحسابية لعيب فيها خلال السنة المالية 93 / 1994 ولم ترد حتى 30 / 6 / 1994 وإجراء التسويات اللازمة بشأنها وموافاة الإدارة العامة للحسابات المركزية بها في موعد غايته 15 / 8 / 1994 .
7. على إدارة الإعارات حصر الاشتراكات المستحقة على المعارين حتى 30/ 6 / 1994 ولم تسدد بعد للهيئة حتى التاريخ المذكور وإجراء التسويات اللازمة بشأنها وموافاة الإدارة العامة للحسابات المركزية بها في موعد غايته 15 / 8 / 1994 .
8. على إدارة الاستبدال وأجهزة الاستبدال بالمناطق التأمينية بالقاهرة والمحافظات مراعاة تنفيذ ما نصت عليه التعليمات رقم (57) لسنة 1991 في شأن تسجيل حالات الاستبدال بالمناطق التأمينية وعلى الأخص موافاة الحاسب الآلي بإقرار من المنطقة في موعد غايته 14 / 7 / 1994 يفيد بصحة بيانات الاستبدالات المسجلة المنصرفة من قبل المنطقة .
9. على إدارة غرف الحفظ بالهيئة موافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بكافة المستندات والتسويات التي تطلبها بغرض الوقوف على البيانات التي تراها ضرورية لمراجعة مفردات موجودات الهيئة في 30 / 6 / 1994 فور طلبها بعد موافقة الجهاز المركزي للمحاسبات .
10. على الإدارة العامة للتخطيط والمتابعة والبحوث إجراء ما يأتي :
( أ ) استيفاء كافة البيانات التي تراها ضرورية من إدارة الحسابات وإدارة المدة السابقة والإدارات المعنية فور انتهاء السنة المالية بغرض حساب القيمة الحالية لأقساط المدة السابقة في 30 / 6 / 1994 على أن توافي الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بالنتيجة في موعد غايته 3 / 8 / 1994 على أن تقوم الإدارة العامة للموازنة بموافاة الإدارة العامة للحسابات المركزية بالتسوية اللازمة في موعد غايته 15 / 8 / 1994
(ب) موافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بما يلي :
نسخة من التقرير السنوي لإنجازات الهيئة خلال السنة المالية 93 / 1994 لكافة الإدارات والمناطق التأمينية بعد مطابقتها مع بيانات إدارة الحاسب الآلي موضحا به مايلى
ــ أرصدة أول المدة في 1 / 7 / 1993 مطابقة لأرصدة أخر المدة في 30 / 6 / 1993
ــ عدد الحالات الواردة خلال السنة المالية 93 / 1994 .
ــ عدد الحالات المنجزة خلال السنة المالية 93 / 1994 .
ــ الرصيد المتبقي في 30 / 6 / 1994 .
وذلك على مستوى كل منطقة من المناطق التأمينية وعلى أن تكون هذه الحالات موزعة على أنواع الحقوق التأمينية المختلفة طبقا لبنود الموازنة مع الفصل بين:
ــ بيانات الحقوق التأمينية طبقا للقانون رقم (79) لسنة 1975 للأجر الاساسى .
ــ بيانات الحقوق التأمينية طبقا للقانون رقم (47) لسنة 1984 للأجر المتغير .
(ج) عدد المستفيدين في تعويض الدفعة الواحدة موزعا طبقا لما يلي :
ــ الحالات التي استحقت تعويض الدفعة الواحدة عن السنوات الزائدة عن (36 سنة) .
ــ الحالات التي استحقت تعويض الدفعة الواحدة لعدم استحقاقها للمعاش .
( د ) بيان بعدد المؤمن عليهم المنتفعين بأحكام القانون رقم 79 / 1975 المعدل في 30 / 6 / 1994 موزعا بين الذكور والإناث على مستوى كل محافظة من محافظات الجمهورية .
11. ( أ ) على رئيسي لجنتي الجرد إخطار إدارة مراقبة حسابات التأمين والمعاشات بالجهاز المركزي للمحاسبات ببرنامج ومواعيد الجرد بكل لجنة .
( ب) على رئيس لجنة جرد موجودات الهيئة موافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بما يلي في موعد غايته 1 / 8 / 1994 :
( أ ) محاضر جرد الأصول الثابتة المملوكة للهيئة متضمنة قيمة كافة أصناف الأصول على أن تقوم الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بحساب مخصص الإهلاك واحتياطي ارتفاع أسعار الأصول في 30 / 6 / 1994 وموافاة الإدارة العامة للحسابات المركزية بالتسوية اللازمة في موعد غايته 15 / 8 / 1994 .
( ب ) محضر جرد قطع الغيار والمهمات المتنوعة بمخزن الهيئة الرئيسي وكذلك الأدوات الكتابية والمطبوعات بمخازن الهيئة بالقاهرة والمناطق التأمينية بالمحافظات في 30 / 6 / 1994 بعد إجراء المطابقة اللازمة مع كل من إدارات المخازن والرقابة على المخزون السلعي والحسابات المركزية .
هذا مع مراعاة قيام رئيس لجنة الجرد بموافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بمحاضر الجرد (الاستمارة 121) في موعد غايته 25 / 8 / 1994 .
(ج) تبدأ الأعمال التحضيرية للجرد اعتبارا من 25 / 6 / 1994 .
12. على رئيس لجنة جرد طوابع البريد والدفاتر ذات القيمة ودفاتر الشيكات البيضاء ومحتويات المكتبة موافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بمحاضر جرد طوابع البريد في 30 / 6 / 1994 في موعد غايته 1 / 8 / 1994 على أن تقوم الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي بموافاة الإدارة
العامة للحسابات المركزية بالتسوية اللازمة في موعد غايته 15 / 8 / 1994 على أن يتم استيفاء كافة الأعمال المطلوبة في موعد غايته 25 / 8 / 1994 وتبدأ الأعمال التحضيرية لهذه اللجنة اعتبارا من 25 / 6 / 1994 .
13. على مديري المناطق التأمينية ورؤساء الأجهزة التي يوجد بها خزائن جرد النقدية والشيكات وأذون الصرف الموجودة بهذه الخزائن في 30 / 6 / 1994 ومطابقتها على أرصدة الدفاتر الحسابية الخاصة بذلك .
. وعلى العاملين الذين لديهم سلف مستديمة أو مؤقتة ضرورة تسوية هذه السلف في موعد غايته 30 / 6 / 1994 وفقا لما تقضى به أحكام اللائحة المالية .
14. على إدارة محاسبة الجهات أعداد بيان بعدد أصحاب المعاشات والمستحقين عنهم كل على حده والمبالغ المنصرفة لكل جهة من الجهات ذات التفويض وذلك في موعد غايته 29 / 9 / 1994 .
15. على إدارة المعاشات الاستثنائية موافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي ببيان إنجازاتها خلال السنة المالية 93 / 1994 متضمنا :
ــ رصيد الحالات التي لم تنجز حتى 30 / 6 / 1993 .
ــ عدد الحالات الواردة خلال 93 / 1994 .
ــ عدد الحالات التي تحرر لها أسف لعدم أحقيتها في طلب معاش أستثنائى .
ــ عدد الحالات التي تم عرضها على اللجنة العليا واتخذت فيها قرارات .
ــ رصيد الحالات غير المنجزة حتى 30 / 6 / 1994 .
16. على الإدارة المركزية للحاسب الآلي موافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي في موعد غايته 8 / 10 / 1994 بالجداول الإحصائية الخاصة بما يلي :
ــ عدد المستبدلين ورؤس الأموال المستبدلة بكل من إدارات الاستبدال بمناطق الهيئة التأمينية بالقاهرة والمحافظات كل على حده بعد مطابقتها مع بيانات الإدارة العامة للتخطيط والمتابعة .
ــ المعاشات القانونية والاستثنائية والزيادات التي تتحمل بها الخزانة العامة والتي تصرف لأصحاب المعاشات والمستحقين عنهم طبقا لأحكام قوانين التأمين كل على حده وذلك عن شهر يونيو 1994 .
ــ بيان بعدد حالات ترك الخدمة موزعة بحسب أنواع الحقوق التأمينية المختلفة ( تقاعد - وفاة - وعجز صحي - استقالة - فصل - إصابة عمل ) موزعة بين (ورثة - أحياء ) والقيمة الرأسمالية لحقوق المؤمن عليهم) .
ــ أية بيانات إحصائية تمثل أوجه نشاط الهيئة المختلفة عن السنة المالية 93 / 1994 على أن تكون مدعمة بالنسب المئوية ومطابقة للأرقام الواردة بتقارير أجهزة الهيئة المختلفة .
17. تعد كل إدارة عامة بالهيئة عدا المناطق التأمينية تقريرا مفصلا عن أعمال الأجهزة التابعة لها خلال السنة المالية 1993 / 1994 على أن توافي به الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامي في موعد غايته 31 / 8 / 1994 .
18. على أجهزة المطالبات بالمناطق التأمينية بالمحافظات بحث الأرصدة المدينة طرف أفراد حتى 30 / 6 / 1994 الظاهرة بدفاتر الوحدة الحسابية التابعة لها كل دين على حده من واقع ملف المطالبة واستيفاء بيانات النموذج المرفق بغرض تكوين مخصص الديون المشكوك في تحصيلها بناء على ما انتهى إليه بحث إدارات المطالبات المختصة والذي يوضح في خانة الملاحظات من حيث .
- ما إذا كان سداد الدين يتم بانتظام .
ــ أو إذا كان سداد الدين غير منتظم .
ــ أو إذا كان سداد الدين متوقف .
وموافاة الإدارة العامة للموازنة بهذه النماذج في موعد غايته 1 / 8 / 1994 تمهيدا لتكوين مخصص الديون المشكوك في تحصيلها بمعرفة هذه الإدارة .
على أن توافي الإدارة العامة للموازنة الإدارة العامة للحسابات المركزية بالتسويات اللازمة في موعد غايته 15 / 8 / 1994 .
كما يتعين على الإدارة العامة للحسابات المركزية موافاة الإدارة العامة للموازنة بالكشوف التفصيلية الخاصة بكافة الأرصدة المدينة الظاهرة بدفاترها في 30 / 6 / 1994 سواء أكانت طرف أفراد أو طرف مصالح وسواء أكانت نتيجة حقوق تأمينية أو مصروفات عامة .
19. على إدارة السيارات بالهيئة تحديد فترات التعطل بالنسبة لسيارات الهيئة خلال الفترة من أول يوليو 1993 حتى نهاية يونيو 1994 وموافاة الإدارة العامة للموازنة والحسابات الختامية ببيان ذلك في موعد غايته 31 / 7 / 1994 .
20. على كافة الأجهزة والإدارات والمناطق التأمينية المختصة تنفيذ جميع ملاحظات الجهاز المركزي للمحاسبات خاصة التي تكرر ورودها بتقارير الجهاز قبل إقفال حسابات السنة المالية 93 / 1994 .
21. على كافة أجهزة الهيئة مراعاة استيفاء كافة احتياجاتها من المخازن لحين الانتهاء من أعمال الجرد وذلك في موعد أقصاه يوم 11 / 6 / 1994 وعلى إدارة المخازن الامتناع عن صرف أية أصناف إلى أجهزة الهيئة أو المناطق التأمينية اعتبارا من التاريخ المذكور فيما عدا الأصناف التي يراها رئيس الإدارة المركزية المختص أو مدير المنطقة - ضرورة لمواجهة احتياجات العمل .
22. يتولى السادة رؤساء الإدارات المركزية كل فيما يخصه متابعة تنفيذ ما جاء بهذه التعليمات .
ثانيا :
يعمل بهذه التعليمات أعتبارا من تاريخ صدورها في 1 / 6 / 1994
تحريرا في : 1 / 6 / 1994 رئيس مجلس الإدارة
" حمدي عبد الغنى إبراهيم "
