الهيئة القومية للتأمين الاجتماعي
صندوق العاملين بالقطاع الحكومي
ــ
تعليمات رقم 57 لسنة 1995
في شأن
تسليم وتسلم المكاتبات بين أجهزة الصندوق
ـــ
رئيس الصندوق
بعد الاطلاع على قانون العاملين المدنيين بالدولة الصادر بالقانون رقم (47) لسنة 1978 والقوانين المعدله له 0
وعلى القرارات والتعليمات المنظمة لأجراءات العمل الداخلية بأجهزة الصندوق ،
وعلى التعليمات رقم (34) لسنة 1990 بشأن تنظيم تداول الملفات بين أقسام المنطقة
وعلى التعليمات رقم (1) لسنة 1991 في شأن التوقيع بالاسم ثلاثيا على مذكرة تقدير الحقوق التأمينية ،
وعلى التعليمات رقم (62) لسنة 1993 في شأن إثبات حركة ملفات التأمين الاجتماعي بين أجهزة المنطقة وتعلية المستندات على غلاف الملف ،
وعلى التقرير السنوى المقدم من ادارة المتابعة بشأن متابعة أعمال المناطق التأمينية عن عام 1994 ،
وعلى مذكرة الإدارة العامة للتنظيم والإدارة المؤرخة 16/9/1995 في شأن ما جاء بتقرير إدارة المتابعة ،
ولصالح العمل 0
قـرر
مادة أولى :
على السادة مديرى الإدارات بالمركز الرئيسى والمناطق والمكاتب التأمينية متابعة تنفيذ التعليمات وأجراءات العمل الداخلية الصادرة في شأن تنظيم وتداول الملفات والمستندات والمكاتبات بين أجهزة الصندوق مع ضرورة مراعاة ما يلى :
1- أمساك دفتر لكل نوع من أنواع المكاتبات الواردة والصادرة لتسهيل عملية استخراج المكاتبات بسهولة ويسر ويكون مسئول عنها وعن انتظام القيد بها موظفي الوارد 0
2- تسجيل المكاتبات الواردة في دفتر الوارد العام قبل عرضها على السيد المدير العام المختص أو مدير المنطقة أو المكتب التأميني لاعتمادها وتوزيعها على الأجهزة المختصة0
3- أمساك حوافظ لتسليم وتسلم المكاتبة بين الأقسام بحيث تتضمن البيانات الآتية ( رقم المكاتبة 00 تاريخ التسليم والتسلم باليوم والشهر والسنة واسم المستلم وتوقيعه (طبقا للنموذج المرفق )0
4- أن يكون التوقيع بالاستلام بالاسم ثلاثيا ولا يستخدم الفرمة في استلام المكاتبات مع ذكر صفة الموقع (الوظيفة ) سواء كان مراجعاً أو رئيس قسم أو مدير إدارة0
5- أثبات حركة المكاتبات الواردة بين الأجهزة المختصة مهما كانت عملية الانتقال محدودة 0
6- تستخدم نماذج المكاتبات المطبوعة والأخطارات المعدله لارسالها لأصحاب الشأن أو الجهات0
7- تعد المكاتبات والأخطارات باستخدام الآلات الكاتبة 0
8- تعتمد المكاتبات والأخطارات من السيد المدير أو المدير العام المختص أو مدير المنطقة أو المكتب التأميني أو نائبه بحسب الأحوال وبحسب نوع المكاتبة0
9- يكتب اسم الجهاز أو المنطقة بأعلى المكاتبة ( في المكان المخصص لذلك بالنماذج المطبوعة مع تحديد الرقم المطلوب ذكره عند الرد أو الاتصال بالجهاز أو المنطقة )0
10- عرض الدفاتر الواردة والصادرة في نهاية اليوم على المشرف عن الخدمات الإدارية أو مدير السكرتارية لتقفيل الصفحة والاعتماد أمام آخر مكاتبه0
مادة ثانية :
على أجهزة الصادر الامتناع عن تصدير المكاتبات بالمخالفة لما تقدم وتعتبر الوظائف الاشرافية مسئولة عن تنفيذ ذلك ، وفي حالة المخالفة يتعرض المسئولون بالإدارة أو المنطقة او المكتب التأميني وأجهزة الصادر للمساءلة القانونية0
مادة ثالثة :
يعمل بأحكام هذه التعليمات اعتباراً من تاريخ صدورها ، وعلى أجهزة الإدارة العامة للمتابعة التنفيذ 0
رئيس الصندوق
تحريراً في : 23/11/1995
" حمدي عبد الغنى إبراهيم "
الهيئة القومية للتأمتن والمعاشات
ــ
إدارة التحصيل ________
( الاستمارات )
حافظة تسليم صادر يوم ____ سنة 199
إلي ادارة _______ قسم ______
رقم مسلسل رقم الشيك المرفقات الموضوع ملاحظات
المبلغ التاريخ
اسم المستلم _________
ق س
تاريخ الاستلام : ______ سنة 199 ساعة الاستلام __ ___ توقيع المستلم ___
