تعليمات رقم 18 لسنة 1998
بشأن
مراعاة الخصم والتسوية على بنود المصروفات
والحسابات الصحيحة
صادرة بتاريخ 6/6/1998
سبق للهيئة أن أصدرت التعليمات المؤرخة 18/10/1992 والتى تتضمن أهم الملاحظات التى وردت بتقارير الجهاز المركزى للمحاسبات لدى فحص موازين المراجعة وخاصة بالمناطق التأمينية فى 30/6/1999 كما أصدرت التعليمات اللازمة تباعاً بعد هذا التاريخ .
وتأكيداً من الصندوق على تلافى أسباب هذه الملاحظات وعدم تكرار مثل هذه الأخطاء مستقبلاً
لذلك يتعين على السادة مديرى المناطق ونوابهم ومديرى الحسابات متابعه تنفيذ هذه التعليمات ومراجعة التسويات التى تمت خلال السنة المالية 97/1998 حتى تاريخه للتحقق من عدم تكرار هذه الأخطاء وإجراء التصويب اللازم خلال السنة المالية المذكورة .
والتنبيه على العاملين بالمنطقة بضرورة الخصم والتسوية على بنود المصروفات والحسابات الصحيحة وطبقاً لما يلى
أولا : البنود والحسابات الواجب الخصم عليها عند الصرف .
يراعى عند الخصم على بنود المصروفات ( حـ /37 مصروفات تأمينية ) مايلى :
1. الفصل بين المستحقات التى قررها القانون رقم " 79 " لسنه 1975 ( عن الأجور الأساسية والمستحقات التى قررها القانون رقم " 47 " لسنه 1984 ( عن الأجور المتغيرة ) .
2. الخصم على البند المختص المتفرع من كل منهما وعدم الخلط بين بنود المصروفات المختلفة .
.. تعويض الدفعة الواحدة التعويض الاضافى .. المعاش الاساس .. منحة الزواج .. منحة الوفاة .. مصاريف الجنازة .
.. مكافأة نهاية الخدمة .. معاش الأجر المتغير .
ويراعى فى هذا الشأن ما يلى :
( أ ) يتم الخصم على حساب تعويض الدفعة الواحدة بما يلى :
.. قيمة التعويض المستحق نتيجة عدم استكمال المدة الموجبة لاستحقاق المعاش .
.. قيمة التعويض المستحق عن المدد الزائدة على المدد التى تعطى الحد الأقصى للمعاش .
(ب) يتم الخصم على حساب التعويض الإضافى بقيمة التعويض المستحق فى حالتى العجز والوفاة (ج) يتم الخصم على حـ / مكافأة نهاية الخدمة بقيمة المكافأة التى قررها القانون رقم "47" لسنه 1984
3. الفصل بين المستحقات التأمينية التى يتحمل بقيمتها صندوق التأمين الاجتماعي والمستحقات التي تتحمل بها الخزانة العامة طبقاً للقوانين الصادرة فى هذا الشأن .
4. تستخدم الحسابات الآتية عند الخصم على حساب الخزانة العامة :
(أ) حـ /373 ) مصروفات تأمينية ( إعانات وذلك بقيمة الإعانات السابق تقريرها والإعانة التى تقررت بالقانون رقم " 102 " لسنه ة 1987 الجزء الخاص ( بالخزانة العامة ) والإعانة التى تقررت بالقانون رقم " 86 " لسنه 1996 يتم الخصم بقيمة هذه الإعانات على حـ/ 373 إعانات .
(ب) يتم الخصم على حـ/26342 جارى الخزانة .. وذلك :
بقيمـة الإعانــة التى تقررت بالقـانون رقم " 83 " لسنه 1997 اعتباراً من 1/7/1997 حتى 30/6/1998 يتم الخصم بها على حـ/26342 جارى الخزانة .
على أن يتم الخصم بقيمتها على حـ / 373 ( إعانات ) اعتبارا من 1/7/1998
إما الإعانة التى قد تقرر اعتباراً من 1/7/1998 فيتم الخصم على حـ/ جارى الخزانة 26342
.. وكذلك قيمة غلاء المعيشة والزيادات المقررة بمقتضى قوانين وقرارات الاستثنائية وإعانة التهجير والمنح .. ألخ .
الصرف والتسوية خصماً على الحسابات الأخرى .
حـ / 14 إقراض وطويل الأجل :
ويتم الخصم على الحساب المذكور بقيمة جملة الأقساط التى سوف يتم تحصيلها طوال مدة التقسيط طبقاً للتعليمات رقم "32 " لسنه 1995 ويراعى فى هذا الشأن ضرورة الالتزام بما ورد بهذه التعليمات بكل دقة ومع مراعاة عدم تجاوز الإعتمادات المقررة لكل منطقة وكذلك عدم المغالاة فى طلب الاعتمادات لأن ذلك يحجب الاعتمادات اللازمة لمناطق أخرى فى حاجة إليها .. وكذلك تنفيذ التعليمات " 41 " لسنه 1997 الصادرة بشأن المعالجة الحسابية لعمليات رد الاستبدال .
حـ / 164 مدينو إيرادات تأمينية .
وهو الحساب الوسيط لحساب " 46 " إيرادات تأمينية ويتم الخصم عليه بقيمة الإيرادات التأمينية التي استحقت ولم تحصل بعد حتى 30/6 اشتراكات الإعارة ) التي يفتح بها مطالبات عند تسوية المستحقات التأمينية طبقاً للتعليمات رقم " 46 " لسنه 1991 وكذلك الشيكات التى ردت إلى الجهات الإدارية بمعرفة الإدارة العامة للتحصيل ولم تعاد منها حتى 30/6 ويتم تسويتها مركزيا .
حـ / 164 مدينو إيرادات تأمينية :
وهو الحساب الوسيط لحساب " 46 " إيرادات تأمينية ويتم الخصم عليه بقيمة الإيرادات التأمينية التى استحقت ولم تحصل بعد حتى 30/6 ( اشتراكات الإعارة * التى يفتح بها مطالبات عند تسوية المستحقات التأمينية طبقاً للتعليمات رقم "46" لسنه 1991 وكذلك الشيكات التى ردت إلى الجهات الإدارية بمعرفة الإدارة العامة للتحصيل ولم تعاد منها حتى 30/6 ويتم تسويتها مركزيا .
حـ / 172 أرصدة مدينه .
وفيما يلى أهم نوعيات هذا الحساب .
(أ ) حـ / أرصدة مدينة طرف أشخاص .
ويجعل هذا الحساب مديناً بقيمة المطالبات التى يتم فتحها وتجرى بشأنها القيود المحاسبية الآتية :
حـ / 172 أرصدة مدينه طرف أشخاص .
مطالبة رقم ...... باسم
إلى مذكورين .
.. ( بالاستبعاد ) من بنود المصروفات المختصة
.. أو إلى حـ / 444 إيرادات سنوات سابقة
( وفقاً لسنة الاستحقاق
.. إلى حـ / جارى الخزانة ( بقيمة نصيب الخزانة )
(ب) ح / 172 أرصدة مدينة طرف هيئة البريد :
ويتم الخصم على هذا الحساب بقيمة المعاشات التى تصرف بإقرارات من هيئة البريد على النحو الوارد بالتعليمات رقم " 28 " لسنه 1981
ثانيا :
الالتزام بقاعدة الاستحقاق التى أوجبها النظام المحاسبى الموحد ، وتتلخص أهم التطبيقات العملية لذلك فيما يلى :
1. الخصم على حـ / 37 مصروفات تأمينية بقيمة المستحقات التأمينية عن السنة المالية الحالية .
2. الخصم على حـ / 37 مصروفات تأمينية بقيمة تعويض الدفعه الواحدة الموقوف صرفة لحين بلوغ سن الستين مع مراعاة تاريخ بلوغ المؤمن عليه سن الستين سنةحالية أو سنة سابقة .
3. الخصم على حـ / 365 مصروفات سنوات سابقة بقيمة المستحقات التأمينية المستحقة عن سنوات سابقة .
4. الخصم على حـ / 172 مصروفات مقبلة بقيمة المستحقات التأمينية عن سنوات مقبلة .
5. الخصم بكامل يقيمة المستحقات التأمينية على بنود المصروفات التأمينية مقابل التعليم بحسابى :
26512 دائنو مصروفات تأمينية ( قانون 79 لسنه 1975 ).
26513 دائنو مصروفات تأمينية ( قانون 47 لسنه 1984 ) .
26514 دائنو مصروفات تأمينية ( الصندوق القومى لمعاشات السودانيين )
وذلك فى حالة عدم استيفاء بعض المستندات ولا يكتفى بالإيقاف بالملفات .
6. الالتزام التام بحساب تكلفة الملفات التى ترد إلى المنطقة حتى 20/7 من كل عام ويكون تاريخ ترك الخدمة بالنسبة لها حتى 30/6 السابق عليه طبقاً للتعليمات رقم ( 17 ) لسنه 1998 والكتاب الدورى رقم " 4 " لسنه 1998 مع تكليف أجهزة التفتيش بالمنطقة بسرعة متابعة إنجاز مثل هذه الملفات بالجهات الإدارية وموافاة بها حتى موعد أقصاه 20/7 .
الملفات التى يكون تاريخ ترك الخدمة بالنسبة لها حتى 30/6 من كل عام وترد إلى الصندوق والمناطق التابعة له بعد عشرين من شهر يوليو فإنه يتم تقدير وتسوية الحقوق التأمينية بالنسبة لها ويخصم بقيمتها مباشرة على حساب مصروفات سنوات سابقة " 365 " بالسنة المالية الجديدة
ثالثا :
يتعين تخفيض أرصدة الحسابات المدينة والدائنة بصفة فورية ومنتظمة على النحو الاتى :
1. حـ / 172 أرصدة مدينة طرف أشخاص
يتعين تخفيض رصيد من الحساب مباشرة بما يتم سداده نقدا أو بشيكات أو عن طريق الخصم من المعاش تحت كود " 9 " أولا بأول
يتعين مطابقة أرصدة المطالبات بدفاتر الحسابات مع أرصدة سجلات المطالبات وكذلك مع طبعات الحاسب الالى مع مراعاة الفروق بين الأرصدة بطبعات الحاسب الآلى والدفاتر الحسابية سوى ما يتم سداده نقداً أو بشيكات للمنطقة أو المكتب ولم يخطر به الحاسب الآلى .
يتعين تنفيذ التعليمات رقم " 6 " لسنه 1997 وكذلك التعليمات رقم "55 " لسنه 1997 بكل دقة بشأن إجراء تحقيق لتحديد المسئولية فى نشوء المطالبة .
يتعين مراعاة تنفيذ كتاب السيد الأستاذ / رئيس قطاع الشئون المالية والإدارية المؤرخ فى 10/5/1998 الخاص بحصر المبالغ المنصرفة بالزيادة سواء تخص الصندوق أو الخزانة العامة وفتح المطالبات بقيمتها .
كما يتعين متابعة أرصدة الحساب المذكور واتخاذ الإجراءات القانونية بالنسبة للمطالبات المتوقفة عن السداد مع اتخاذ إجراءات التجاوز عن الديون التى يتعذر تحصيلها وفقاً للضوابط الواردة باللائحة المالية للصندوق مادة " 36" المعدلة بالقرار "263 " لسنه 1991 والتعليمات أرقام 2 ، 21/1997 .
كما تطبق التعليمات رقم "33" لسنه 1991 بالنسبة للمطالبات طرف أفراد تابعين تأمينياً لصندوق التأمين الاجتماعي للعاملين بالقطاع العام والخاص ومتوقفة عن السداد .
2. حـ / 172 أرصدة مدينة طرف هيئة البريد
يتعين تخفيض رصيد هذا الحساب فور ورود طبعة المعاشات المرتدة من الإدارة العامة للحسابات المركزية بعد التحقق من ارتداد المعاش .
وفى حالة عدم ارتداده يتم الاتصال بمكتب البريد المختص لاسترداد هذا المعاش وفى حالة تكرار الصرف تجرى التسوية اللازمة بالخصم على حـ / 172 أرصدة مدينة طرف أشخاص باسم من صرف إليه المعاش مقابل إقفال حـ / 172 مدينة طرف هيئة البريد مع اتخاذ إجراءات التحصيل الفورية وإحالة الموضوع إلى التحقيق .
3. حـ / أرصدة مدينه طرف بنك ناصر الاجتماعى :
يتعين تخفيض رصيد هذا الحساب وفقاً لما يلى :
,, عند إعادة صرف المعاش يخصم منه قيمة القسط ويسدد للحساب المذكور
الأقساط التي تسدد إلى البنك المذكور بعد الموافاة يتم مطالبة البنك بقيمتها وعند سدادها يتم إقفال الحساب المذكور
الأقساط التى يتوقف البنك عن سدادها رغم تكرار المطالبة بها تخصم من مستحقات البنك لدى المنطقة . وفى حالة عدم كفايتها بشأنها التعليمات رقم "35" لسنه 1991 ، "52" لسنه 1991.
4. حـ / 172 أرصدة مدينه سلفة الادخار ( 1974 )
يتعين الانتهاء من حصر جميع الحالات التى لم يتم خصمها وتحصيلها واجراء التسويات اللازمة قبل إقفال 30/6 تطبيقاً للتعليمات رقم " 53" لسنه 1996
5. أرصدة مدينه طرف ( صندوق المناطق ) خزينة المنطقة :
على جميع أجهزة المناطق والمكاتب التأمينية ضرورة تنفيذ التعليمات رقم "52 " لسنه 1996 بشأن خصم المعاشات الدورية التى لم تصرف حتى 30/6 من كل عام على حـ / 172 أرصدة مدينه طرف صندوق المنطقة ( خزينة المنطقة ) .
6. حـ / 26511 شيكات مرتدة :
يتعين تخفيض رصيد هذا الحساب بقيمة الشيكات التى انقضى أكثر من سنة على تعليتها بالحساب المذكور وفقاً للمادة "66 " اللائحة المالية للهيئة .
حـ / 26511 معاشات مرتدة :
يتعين تنفيذ التعليمات " 10 " لسنه 1998 الصادرة بشأن المعاشات المرتدة من البنوك ومنافذ الصرف مع رد المعاشات التى زال عنها سبب الاستحقاق إلى البنود أولا بأول .
وبالنسبة للمعاشات المرتدة من هيئة البريد يتبع فى شأنها التعليمات رقم " 48 " لسنه 1993 مع مراعاة رد المعاشات التى زال عنها سبب الاستحقاق إلى بنودها أول بأول
7. حـ / 26512 دائنو مصروفات تأمينية ( قانون 79 لسنه 1975 ).
حـ / 26513 دائنو مصروفات تأمينية ( قانون 47 لسنه 1984 ) .
( أ ) يتعين تخفيض رصيد هذين الحسـابين بالاتصالات والمتابعـة المستمرة مـع المستحقين لسرعة
تقديم مستندات الصرف للمبالغ المعلاة وذلك طبقاً للتعليمات رقم "20" لسنه 1993 ، 47 لسنه
1997 بشأن منح الزواج ومنح الابن أو ألأخ .
ويراعى عند الصرف للمستحقين السحب من هذين الحسابين وعدم الخصم على بنود المصروفات لآن ذلك يؤدى إلى تكرار الخصم على بنود المصروفات وبقاء المبالغ المعلاه بهذين الحسابين دون تسوية .
(ب) بالنسبة لمنح الوفاة المعلاة بحسابي :
حـ / 26512 دائنو مصروفات تأمينية ( قانون 79 لسنه 1975 ).
حـ / 26513 دائنو مصروفات تأمينية ( قانون 47 لسنه 1984 ) .
يراعى تطبيق التعليمات 23 لسنه 1995 ، 49 لسنه 1996
8. حـ / 2733 كود " 9 " 23 "
يتعين تخفيض رصيد هذا الحساب وتخفيض رصيد حـ / 172 أرصدة مدينة طرف أشخاص بقيمة الأقساط المعلاة بالحساب المذكور سداداً لمطالبات طرف أفراد وذلك بصفة فورية ومنتظمة مع مراعاة تصفية رصيد هذا الحساب فى 30/6
9. مراعاة تطبيق التعليمات : 23 " لسنه 96 الخاص بحـ / جارى الفروع وجارى المناطق وكتاب السيد الأستاذ / رئيس الإدارة المركزية للشئون المالية والمؤرخ فى 27/11/1997 بشأن نقل الحسابات المدينة والدائنة بين المركز الرئيسى والمناطق والمكاتب التأمينية .
رابعا: ضبط حساب البنك وبواقى الشيكات التى لم تصرف :
يتعين ضبط حساب البنك وإعداده مذكرة التسوية شهرياً فى المواعيد المقررة يدوياً مع مراعاة مايلى :
1. تسجيل بواقى الشيكات كل ثلاثة شهور بسجلات "56 " مستقلة على النحو الوارد بكتاب السيد الأستاذ / رئيس قطاع الشئون المالية والاداية المؤرخ 1/7/1997 وذلك بالنسبة للمناطق والمكاتب التى لم تنتظم فى قطع البواقى آليا
2. كما يتعين ضبط حساب البنك آليا وإعداد مذكرة التسوية شهرياً طبقاً لتعليمات الصندوق "22" لسنه 1995 وبالنسبة للمناطق التى استقر بها هذا النظام لفترة مناسبة ولا توجد آية معوقات بشأنه حاضراً أو مستقبلاً فانه يكتفى بتنفيذ هذا النظام وإيقاف النظام اليدوي مع الالتزام بالمواعيد المقررة لإعداد مذكرة تسوية حـ / البنك .
3. يتم الاتصال بالجهات الإدارية المختصة المسحوب باسمها شيكات ظاهرة بالبواقى للتعرف على أسباب عدم تقدمها للصرف وذلك قبل تطبيق المادة " 717 " من اللائحة المالية للميزانية والحسابات بشأنها ( المادة "614 " من اللائحة المالية المعدلة ) .
4. بالنسبة لجرد خزائن منافذ الصرف :
يراعى تطبيق التعليمات رقم " 52 " لسنه 96 بكل دقة .
خامسا : القيمة الرأسمالية المستحقة للصندوق طرف كل من :
- الحزانة العامة
- صندوق التأمين الاجتماعى للعاملين بالقطاع العام والخاص .
يتعين التأكد من تنفيذ التعليمات الصادرة فى هذا الشأن بالنسبة لجميع الحالات التى تسرى فى شأنها هذه التعليمات .
سادسا :
يعتبر السادة مديرو المناطق نوابهم ومديرو الحسابات مسئولين مالياً وإدارياً عن تنفيذ هذه التعليمات على أن يتولى السادة رؤساء الإدارات المركزية متابعة تنفيذها وعرض الموقف بالنسبة لكل منطقة على حدة لاتخاذ ما يلزم من إجراءات مناسبة بالنسبة للمناطق المخالفة علماً بأن صرف الحوافز الفردية الجماعية سوف يرتبط بتنفيذ هذه التعليمات .
تحريرا فى : 6/6/1998
رئيس صندوق
( حمدى عبد الغنى ابراهيم)
|
|
