تعليمات رقم 14 لسنة 1998
فى شأن
إعداد التقرير السنوى والحسابات والقوائم الختامية
عن السنة المالية 97/1998
رئيس الصندوق
بعد الإطلاع على قانون التأمين الاجتماعى الصادر بالقانون رقم 79 لسنة 1975 والقوانين المعدلة له
وعلى اللائحة المالية للصندوق : وعلى لائحة المخازن وعلى التعليمات رقم " 61 " لسنة1993 فى شأن إمساك الوحدات التابعة للصندوق سجلات يدون بها حركة الأصول الثابتة : وبمناسبة إعداد التقرير السنوى والحسابات والقوائم الختامية عن السنة المالية 97/1998 . ولصالح العمل :قرر
مادة أولى : على جميع أجهزة الصندوق ضرورة مراعاة إتباع الإجراءات والمواعيد الآتية فى شأن إعداد الحسابات الختامية والقوائم الختامية والتقرير السنوى لانجازات الصندوق عن السنة المالية 97/1998
أولا : أجهزة الإدارة العامة للإيرادات :
( أ ) إدارة الاعارات :
1. إجراء المطابقة اللازمة مع إدارة الحسابات المركزية للتأكد من صحة رصيد النقد الاجنبى ( ودائع وحساب تجنيب ) ومطابقته مع شهادات البنوك فى 30/6/1998 وموافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامى بما يفيد ذلك فى موعد غايته 30/7/1998 .
2. حصر الاشتراكات المستحقة على المعارين حتى 30/6/1998 ولم تسدد بعد للصندوق حنى التاريخ المذكور وإجراء التسويات اللازمة بشأنها وموافاة الإدارة العامة للحسابات المركزية بها فى موعد غايته 13/8/1998 .
(ب) ادارة التحصيل :
1. حصر الشيكات التى ارتدت إلى الوحدات الحسابية لعيب فيها خلال السنة المالية 97/1998 ولم ترد حتى 30/6/1998 واجراء التسويات اللازمة بشأنها وموافاة الادارة العامة للحسابات المركزية بها فى موعد غايته 13/8/1998
2. اجراء مطابقة بياناتها على الدفاتر الحسابية بالحسابات المركزية ومعالجة ما ينتج من فروق واخطار الادارة العامة للموازنة والحساب الختامى بمحضر معتمد يفيد اتمام عملية المطابقة فى موعد غايته 3/8/1998 .
(ج) ادارة المطالبات ادارة المدة السابقة :
اجراء مطابقة بياناتها على الدفاتر الحسابية بالحسابات المركزية ومعالجة ما قد ينتج من فروق مع واخطار الادارة العامة للموازنة والحساب الختامى بمحضر معتمد يفيد اتمام عملية المطابقة فى موعد غايته 3/8/1998 .
ثانيا : اجهزة الادارة العامه للموازنه والحساب الختامى :
(أ) ادارة الحساب الختامى :
مراعاة تنفيذ التعليمات " 32 " لسنه 1995 بشان معالجة عمليات الاستبدال
(ب) ادارة محاسبة الجهات :
1. اجراء مطابقة بياناتها على الدفاتر الحسابية بالحسابات المركزية ومعالجة ما قد ينتج من فروق مع إخطار الادارة العامة للموازنة والحساب الختامى بما يفيد اتمام عملية المطابقة فى موعد غايته 3/8/1998 .
2. إجراء التسويات اللازمة لمعالجة سداد مستحقات الصندوق طرف الادارة العامة للمعاشات الخاصة .
3. اعداد بيان بعدد اصحاب المعاشات والمستحقين عنهم كل على حدة والمبالغ المنصرفة لكل جهه من الجهات ذات التفويض وموافاة الادارة العامه للموازنة والحساب الختامى به فى موعد غايته 24/9/1998 .
ثالثا : الادارة العامه للاستثمار والاستبدال :
( أ) ادارة الاستثمار :
1. اجراء المطابقة اللازمه مع الحسابات المركزية للتاكد من صحة رصيد النقد الاجنبى( ودائع وحساب تجنيب ) ومطابقته مع شهادات البنوك فى 30/6/1998 وموافاة الادارة العامه للموازنه والحساب الختامى بما يفيد ذلك فى موعد غايته 30/7/1998 .
2. اجراء مطابقة بياناتها على الدفاتر الحسابية بادارة الحسابات المركزية ومعالجة ما قد ينتج من فروق مع واخطار الادارة العامة للموازنة والحساب الختامى بمحضر معتمد يفيد اتمام عملية المطابقة فى موعد غايته 3/8/1998 .
رابعا : المعاشات الاستثنائية :
موافاة الادارة العامه للموازنه والحساب الختامى ببيان انجازاتها خلال السنه المالية 97/1998 متضمنا ما يلى :
.. رصيد الحالات التى تنجز حتى 30/6/1998
.. عدد الحالات الواردة خلال 97/1998
.. عدد الحالات المرفوضة لعدم أحقيتها فى طلب معاش استثنائى .
.. عدد الحالات التى تم عرضها على اللجنه العليا واتخذت فيها قرارات .
.. رصيد الحالات غير المنجزة حتى 30/6/1998
خامسا : اجهزة المطالبات بالمناطق التأمينية بالمحافظات :
بحث الارصدة المدينة طرف أفراد حتى 30/6/1998 الظاهر بدفاتر الوحدة الحسابية التابعه لها كل دين على حدة من واقع ملف المطالبة واستيفاء بيانات النموذج المرفق بغرض تكوين مخصص الديون المشكوك فى تحصيلها بناء على ما انتهى اليه بحث ادارات المطالبات المختصة والذى يوضح فى خانة الملاحظات من حيث :
.. ما اذا كان سداد الدين يتم بانتظام
.. أو اذا كان سداد الدين غير منتظم
.. او اذا كان سداد الدين متوقفاً .
وذلك مـع مراعـاه تنفيذ التعليمات رقم " 21 " لسنه 1996 بشان حصر المطالبات التى مضى عليها ( 15 سنه ) من تاريخ استحقاقتها وموافاة الادارة العامة للموازنة والحساب الختامى بهذه النماذج فى موعد غاينه 23/7/1998 تمهيداً لتكوين مخصص الديون المشكوك فى تحصيلها بمعرفة هذه الادارة .
سادساً : اجهزة الادارة المركزية للمعلومات والحاسب الآلى : موافاة الادارة للموازنه العامة والحساب الختامى بما يلى : الجداول الاحصائية الخاصة فى موعد غايتة 1/10/1998 .. عدد المستبدلين ورؤوس الأموال المستبدلة لكل من إلادارت الاستبدال بمناطق الصندوق وبالمركز
الرئيسى كل على حدة بعد مطابقة بياناتها مع الادارة العامه للتخطيط والمتابعه والبحوث .
.. المعاشات القانونية والاستثنائية والزيادات التى تتحمل بها الخزانة العامه والتى تصرف لاصحاب
المعاشات والمستحقين عنهم طبقاً لأحكام قانون التأمين الاجتماعى كل على حدة . وذلك عن شهر
يونية 1998
.. بيان عدد حالات ترك الخدمة موزعة بحسب أنواع الحقوق التأمينية المختلفة تقاعد ، وفاة ، عجز صحى استنقالة ، فصل ، إصابة عمل موزعة بين ( ورثة ، أحياء ) والقيمة الرأسمالية للحقوق المؤمن عليهم
.. بيان بمنافذ الصرف التابعه للصندوق عدد الحالات والمبالغ المحولة حتى 30/6/1998
.. أية بيانات إحصائية تمـثل أوجه نشـاط الصندوق المختلفة عن السنة المالية 97/1998 على أن
تكون مدعمه بالنسب المئوية ومطابقة للأرقام الواردة بتقارير أجهزة الصندوق المختلفة .
سابعا: اجهزة الخدمات الادارية بالمركز الرئيسى وبالمناطق التأمينية :
1. ادارة المخازن :
( أ ) مـوافاة الادارة العامـة للموازنة والحساب الختامى فى موعد غايته 30/7/1998 بصورة من محاضر التكهين للآصول التـى تم تكهينها خـلال السـنه المالية 97/1998 .. على أن يرفق بكل محضر كافة البيانات الخاصة بالاصل المكهن وعلى الاخص ما يلى :
" نوع الاصل المكهن .. تـاريخ الشراء أ و الاستخدام . . العـدد .. القيـمة .. تاريخ التكهين بالتحديد ... ( بالنسبه للسيارات يوضح رقم ونوع السيارة ) .
على أن تقوم الادارة العامه للموازنة والحساب الختامى بإجراء التسويات اللازمة وموافاة الادارة العامه للحسابات المركزية بها موعد غايته 15/8/1998 .
(ت) استيفاء استمارات العهد الشخصية للمقار التى ليس بها مخزن فرعى وهى ( المركز الرئيسى .. مبنى رشدى .. منطقة وسط القاهرة ) وذلك تطبيقاً للمادة " 70 " من لائحة المخازن
2. قسم المركبات :
تحديد فترات التعطل بالنسبة لسيارات الصندوق خلال الفترة من أول يوليو عام 1997 حتى نهاية يونيه 1998 وموافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامى ببيان ذلك موعد غايته 30/7/1998
3. أجهزة الخدمات الإدارية التى تقوم بصرف المصروفات الإدارية :
( إيجار .. كهرباء .. مياه .. الصيانة .. التليفون .. وقود السيارات ) حصر جميع المبالغ التى استحقت على الصندوق عن السنة المالية 97/1998 ولم تصرف حتى نهاية السنة المالية المذكورة فى 30/6/1998 وإجراء التسويات اللازمة بشأنها ،وذلك بالخصم على البنود المختصة للسنة المالية 97/1998 مقابل التعلية بحساب جارى مستحقات تطبيقاً لمبدأ الاستحقاق وموافاة الإدارة العامة للحسابات المركزية بهذه التسويات فى موعد غايته 15/8/1998 لإدخالها بالدفاتر الحسابية قبل اقفال حسابات السنة المالية 97/1998 .. على أن يتم إزالة هذه المبالغ عند الصرف خلال السنة المالية 97/1998 .. أما بالنسبة للمستحقات التى ترد بعد هذا التاريخ فانه يتم الخصم بقيمتها على بند مصروفات سنوات سابقة للسنة المالية 97/1998
4. غرف الحفظ :
موافاة الإدارة العامة للمـوازنة والحسـاب الختامى بكافـة المستندات والتسويات التى تطلبها بغـرض الـوقوف علـى البيانات التـى تراهـا ضروريـة لمراجعــة مـوجودات الصــندوق فى 30/6/1998 فور طلبها بعد موافقة الجهاز المركزى للمحاسبات .
ثامناً : الإدارة العامة للتخطيط والمتابعة والبحوث :
موافاة الإدارة العامة للموازنة والحساب الختامى بما يلى :
( أ ) نسخه من التقرير السنوى لانجازات الصندوق السنة المالية 97/1998 لكافة الإدارات
والمناطق التأمينية بعد مطابقتها مع بيانات الادارة المركزية للمعلومات والحاسب الالى موضحاً به
ما يلى :
.. أرصدة أول المدة فى 1/7/1997 مطابقة لارصدة آخر المدة فى 30/6/1998
.. عدد الحالات الواردة خلال السنه المالية 97/1998
.. عدد الحالات المنجزة خلال السنه المالية 97/1998
.. الرصيد المتبقى فى 30/6/1998
وذلك علـى مستوى كـل منطقة تأمينية وعلـى أن تكون الحالا ت موزعة على انواع الحقوق التامينية المختلفة طبقا لبنود الموازنة مع الفصل بين :
- بيانات الحقوق التأمينية طبقاً للقانون رقم " 79 " لسنة 1975 للاجر الاساسى .
- بيانات الحقوق التأمينية طبقاً للقانون رقم " 47 " لسنه 1984 للاجر المتغير
(ث) عدد المستفدين من تعويض الدفعه الواحدة موزعة طبقاً لما يلى :
.. الحالات الت استحقت تعويض الدفعه الواحدة عن السنوات الزائدة على "36 سنه "
.. الحالات التى استحقت تعويض الدفعه الواحدة لعدم استحقاقها للمعاش .
(جـ ) بيان بعـدد المؤمن عليهـم المنتفعين بأحكـام الـقانون رقـم " 79 " لسـنه 1975 " المعـدل فى 30/6/1998 موزعاً بين الذكور والاناث علــى مستـوى كل محافظــة من محافظـات الجمهورية
تاسعا : الادارة العامة للحسابات المركزية :
.. موافاة الاداررة العامة للموازنه والحساب الختامى بالكشوف التفصيلية الخاصة بكافة الارصدة المدينه الظاهرة بدفاترها فى 30/6/1998 سواء كانت طرف أفراد أو طرف مصالح وسواء كانت نتيجه حقوق تأمينية أو مصروفات عامة .
عاشرا : اعمال الجرد :
( أ ) على رئيسى لجنتى الجرد إخطار الادارة الاولى لمراقبة الهيئة القومية للتأمين الاجتماعى بالجهاز
المركزى للمحاسبات ببرنامج ومواعيد الجرد بكل لجنه .
( ب ) تقوم لجنه جرد موجودات الصندوق بجرد كل منطقـة ومكتب تأمينى واستراحة ومصيف وحضانة
بما فى ذلك جرد وسائل النقل المملوكة للصندوق علـى أن يوضح بمحضر الجرد رقم الموتور
والشاسية والموديل والطراز والحالة الفنية ومطابقة نتيجــة الجرد الفعلى على ما هو مقيد بسجل
الاصـول الثابتـه الممسوك بمعـرفه المنطقة مع موافاة ادارة المخازن بصورة من محاضر الجرد
الفعلى .
- اعداد تقرير لكل منطقة على حدة بنتيجة الجرد مع إيضاح الزيادة والعجز أن وجدت وأسبابه .
( جـ) على رئيس لجنه جرد موجودات الصندوق موافاة الادارة العامـة للموازنة والحساب الختـامى
بما يلى فى موعد غايته 5/8/1998
.. محاضر جرد الأصول الثابتة المملوكة للصندوق متضمنة قيمة كافة اصناف الأصول على أن تقوم
الادارة العامه للموازنة والحساب الختامى بحساب مخصص الاهلاك واحتياطى ارتفـاع اســعار
الأصول فى 30/6/1998 وموافاة الادارة العامه للحسابات المركزية بالتسوية اللازمة فى موعد
غايته 15/8/1998.
.. محضر جرد قطع الغيار والمهمات المتنوعة بمخزن الصندوق الرئيسى وكذا المخزن الخاص بالحاسب الالى وكذلك الأدوات الكاتبة والمطبوعات بمخازن الصندوق بالقاهرة والمناطق التأمينية بالمحافظات فى 30/6/1998 بعد إجراء المطابقة اللازمة مع إدارة المخازن والحسابات المركزية .
هذا مع مراعاه قيام رئيس لجنه الجرد بموافاة الادارة العامه للموازنة والحساب الختامى بمحاضر
الجرد استمارة " 121 " فى موعد غايته 31/8/1998 .
.. تبدأ الاعمـال التحضيرية للجرد اعتبـارا من 23/5/1998 علـى أ ن يتـم جرد المصاريف قبل
بدء الموسم الصيفى .
(د) على رئيس لجنه جرد طوابع البريد والدفاتر ذات القيمة ودفاتر الشيكات البيضاء ومحتويات المكتبة موافاة الادارة العامه للموازنه والحساب الختامى بمحاضر جرد طوابع البريد فى 30/6/1998 فى موعد غايته 5/8/1998 على أن تقوم الادارة العامه للموازنه والحساب الختامى بموافات الاارة العامه للحسابات المركزية بالتسوية اللازمة فى موعد غايته 15/8/1998 .. على أن يتم استيفاء كافة الاعمال المطلوبة فى موعد غايته 31/8/1998 وتبدأ الاعمال التحضيرية لهذه اللجنه اعتبارا من 6/6/1998 .
(هـ) يتولى السيد / مدير عام الموازنه والحسابات الختامية الاشراف ومتابعه جميع اعمال لجان الجرد ، وذلك بهدف تلافى أية ملاحظات للجهاز المركزى للمحاسبات بهذا الخصوص .
حادى عشر : ملاحظات عامة :
1. على جميع الاجهزة المختصة بالمركز الرئيسى والمناطق والمكاتب التامـينية مراعاة تنفيذ التعليمات رقم " 61" لسنه 1993 من حيث القيد بسجلات الاصول الثابته الممسوكة بمعرفتها .
2. تعد كل ادارة عامة بالصندوق التأمينية تقريراً مفصلاً عن اعمال الأجهزة التابعه لها خلال السنه المالية 97/1998 وموافاة الادارة العامه للموازنه والحساب الختامى به فى موعد غايته 31/8/1998 .
3. على مديرى المناطق التأمينية ورؤساء الأجهزة التى يوجد بها خزائن جرد النقدية والشيكات وأذون الصرف الموجودة بهذة الخزائن فى 30/6/1998 ومطابقتها على أرصدة الدفاتر الحسابية الخاصة بذلك .
وعلى العاملين الذين لديهم سلفه مسديمة أو مؤقتة ضرورة تسوية هذه السلف فى موعد غايته 30/6/1998 وفقاً لما تقضى به أحكام اللائحة المالية للصندوق .
4. على كافة الاجهزة والادارات والمناطق التأمـينية تنفيذ جميع مـلاحظات الجهاز المركزى للمـحاسبات خاصة التى تكرر ورودهـا بتقارير الجهـاز قـبل اقفــال حسـابـات السـنة المالية 97/1998
5. على جميع أجهزة الصندوق مراعاة استيفاء كافة احتياجاتها من المخازن لحين الانتهاء من أعمال الجرد ، وذلك فى موعد اقصاه يوم 1/6/1998 وعلى إدارة المخازن الامتناع عن صرف أية أصناف الى أجهزة الصندوق اعتبارا من التاريخ المذكور فيما عدا الاصناف التى يراها رئيس الادارة المركزية المختص أو مدير المنطقة ضرورية لمواجه احتياجات العمل ,
مادة ثانية : على السادة رؤساء الادارت المركزية متابعه تنفيذ هذة التعليمات بكل دقة كل فيما يخصة
مادة ثالثة : يعمل بهذه التعليمات اعتبارا من 13/5/1998تحريرا فى : 13/5/1998
رئيس الصندوق
حمدى عبد الغنى ابراهيم
|
|
