الهيئة القومية للتأمين الاجتماعيصندوق العاملين بالقطاع الحكومي التنظيم والإدارة ــتعليمات رقم 51 لسنة 1995
في شأن
إنشاء وتحديد أختصاصات قسم الصرف الدورى بالمناطق
والمكاتب التأمينية
ـــ
رئيس الصندوق بعد الاطلاع على قانون التأمين الاجتماعي الصادر بالقانون رقم 79 لسنة 1975 والقوانين المعدله له ،
وعلى التعليمات رقم (16) لسنة 1988 بشأن إعداد وتنفيذ اخطارات الصرف الدورى أو تعديلاتها ،
وعلى التعليمات رقم (51) لسنة 1992 في شأن ما يجب مراعاته عند إعداد اخطارات الصرف الدورى أو تعديلاتها ،
وعلى التعليمات رقم (53) لسنة 1992 في شأن ما يجب مراعاته عند تحرير اخطارات الصرف الدورى طبقا للتعليمات رقم (16) لسنة 1988 ،
وعلى التعليمات رقم (59) لسنة 1992 في شأن تحديد اختصاصات أقسام مراجعة تنفيذ اخطارات الصرف الدورى بالمناطق والمكاتب التأمينية ،
وعلى التعليمات رقم (72) لسنة 1992 بشأن إعداد اخطارات المعاش الدورى لأصحاب الشأن ،
وعلى التعليمات رقم (32) لسنة 1993 بشأن إصدار نظام المزايا ،
وعلى التعليمات رقم (21) لسنة 1994 بشأن تعديل البيانات الاشارية لحالات الصرف الدورى الإلي ،
وعلى التعليمات رقم (38) لسنة 1994 بشأن تعديل ميعاد تسليم اخطارات القطع حتى اليوم الخامس بدلا من اليوم الثامن ،
وعلى النظام الإلي الجديد للصرف الدورى ،
وعلى التعليمات رقم (34) لسنة 1995 في شأن تشغيل الصرف الدورى الجديد إعتباراً من معاشات شهر يناير 1996 ،
وعلى مذكرة الإدارة العامة للتنظيم والإدارة المؤرخة 10/9/1995 وتأشيرنا عليها بتاريخ 13/9/1995 ،
ولصالح العمل 0
قـرر
مادة أولى : ينشأ قسم لأعمال الصرف الدورى بجميع المناطق والمكاتب التأمينية التي لم ينشأ بها قسم للصرف الدورى حتى الآن 00 يختص بما يلى :
أولاً : تلقى اخطارات الصرف التي تعدها أقسام التسوية وتجهيزها لتسلم إلي إدارات الصرف الدورى والميكروفيلم بالمركز الرئيسى وتتخذ بشأنها ما يلى :
1 ـ سحب اخطارات الصرف من الملفات ( أصل + صورتين ) وابقاء صورة واضحة بالملف وذلك بعد إجراء المراجعة الشكلية والتأكد من البيانات التالية :
(أ) صحة رقم الملف والربط ، اسم صاحب المعاش الأصلى 0
(ب)مراجعة صحة بيانات الصرف وهى :
ـ اسم القائمين بالصرف 0
ـ جهات الصرف والحسابات الجارية ان وجدت 0
ـ صفة من يقوم بالصرف 0
ـ العنوان 0
(ج) صحة أسماء المستحقين 0
(د) سلامة الاخطار من الناحية الشكلية بعدم وجود شطب أو كشط به واستخدام كل إخطار في الغرض المخصص له 0
(ه) التزام محررى الإخطارات والمراجعين بكتابة أسمائهم ثلاثية بوضوح مع التوقيع وتحديد تاريخ الاعداد والمراجعة والتسجيل والمراجعة الآلية 0
(و) استيفاء الاخطار لكافة البنود الاشارية التي يؤدى عدم وجود أيا منها إلي رفض تنفيذ الاخطار آليا0
(ز) ملائمة شهر التنفيذ 0
(ح) استيفاء الاخطارات للتوقيعات ممن لهم سلطة التوقيع على الاخطارات (مدير المنطقة أو نائبه )0
2 ـ تجهيز الاخطارات للتسليم للإدارات المعنية بالمركز الرئيسى ( الميكروفيلم 00 الصرف الدورى ) طبقا للتعليمات رقم (16) لسنة 1988 ويتبع بشأنها ما يلى :
(أ) فصل الأصل والصورة الأولى من كل إخطار لارسالها للمركز الرئيسى والاحتفاظ بالصورة الثانية بالقسم 0
(ب)ختم أصل وصورة الاخطار بخاتم شعار الجمهورية للمنطقة0
(ج) تجميع إخطارات الصرف الخاصة بتنفيذ كل شهر على حدة في أرفف محددة داخل دولاب خاص0
(د) ترتيب الاخطارات على حساب التسلسل التصاعدى لأرقام الربط0
(ه) إعداد حوافظ تسليم الاخطارات عن شهر التنفيذ طبقا للمواعيد المحددة بالتعليمات المشار إليها مع مراعاة أن اخطارات القطع وخصم أقساط الاستبدال يتم تسليمها للمركز الرئيسى حتى اليوم الخامس من الشهر السابق على شهر التنفيذ 0
ثانيا : مراقبة صحة تنفيذ إخطارات الصرف الشهرية :
يتم توزيع الإخطارات على العاملين بالقسم وذلك لمراجعتها على الطبعة الشهرية على النحو التإلي :
1 ـ يتم التأشير بعلامة ( صح ) على الطبعة عن كل بيان بما يفيد مراجعته على الاخطار والتوقيع باسم القائم بمراجعة الإخطار باتمام المراجعة 0
2 ـ في حالة اختلاف أى بيان يتم الرجوع إلي شاشة الحاسب الموجودة بالقسم لاستعراض كامل للحالة وبياناتها التفصيلية 0
3 ـ التأشير على الاخطار بالأخطاء التي ظهرت بوضع دوائر عليها بالقلم الأحمر وتعرض على رئيس القسم 0
4 ـ تجميع الاخطارات التي تم تنفيذها على غير صحة وإعداد حافظة بأرقام ملفاتها ويطلب من قسم المحفوظات موافاته بالملفات لفحصها0
5 ـ التأشير على صورة الاخطار بالملف بالملاحظات التي تبينت مع احالته للقسم المختص لاجراء التصحيح اللازم0
6 ـ حصر الحالات التي لم يتم تنفيذها ومطابقاتها بالاخطارات المعادة للقسم من المركز الرئيسى لعدم التنفيذ مع بحث أسبابها على ملفات المعاشات0
7 ـ الحالات التي يتبين عدم تنفيذها تراجع على الشاشات لتأكيد عدم الصرف مع إجراء الاختبارات بالرجوع إلي شاشة منفذ الصرف والبحث باسم من يقوم بالصرف للتحقق من عدم الصرف تحت رقم ربط خطأ0
8 ـ الحالات الواردة بطبعة الاضافات بدون وجود اخطار مقابل لها 00 يتم الرجوع إلي الشاشة لمعرفة المنطقة التي يتبعها لاحتمال أن تكون الحالة محولة من منطقة أخرى ولم يصل للمنطقة صورة اخطار تعديل جهة الصرف إليها أو ربط جديد لمستحق على عنوان يتبع المنطقة وفي هذه الحالة يتم متابعة المنطقة المختصة والصرف الدورى بالمركز الرئيسى للحصول على صورة اخطار مع طلب ملف فرعى للحالة من المنطقة المختصة0
9 ـ الحالات التي لا يتم تنفيذها ولم يعاد اخطار الصرف الخاص بها من الصرف الدورى بالمركز الرئيسى يتبع بشأن ما يلى :
- يتم الرجوع إلي حافظة تسليم الاخطارات للتحقق من تسليمة للمركز الرئيسى 0
- يتم الرجوع إلي شاشة منفذ الصرف وبالاسم لتأكد عدم الصرف 0
- مطالبة صاحب الشأن باحضار ما يفيد عدم ورود اسمه بكشوف الصرف عن الشهر من منفذ الصرف0
- صرف شهر واحد لصاحب الشأن على عنوانه بموجب شيك 0
- ابلاغ إدارة الصرف الدورى بالمركز الرئيسى ومطالبتها برد الاخطار السابق مع إيضاح سبب عدم الصرف ومتابعتها في ذلك مع عرض الأمر على مدير المنطقة0
- متابعة عدم صرف هذا المعاش كإضافة إلي الشهر التإلي لاحتمال أن يكون قد سقط تنفيذه في الشهر المحدد له ثم تم تدارك ذلك بالصرف اعتباراً من الشهر التإلي0
- الاحتفاظ بالاخطارات المعادة أو الملغاه داخل ملف المعاش 0
- إعداد تقرير شهرى ببيان عدد حالات الأخطاء في التنفيذ وأنواع هذه الأخطاء وتحديد الجهة المسئولة عن هذه الأخطاء ويعرض علينا0
مادة ثانية :
على جميع الأجهزة المركزية المختصة ( الصرف الدورى ، الحاسب الإلي الميكروفيلم ) الالتزام بأحكام التعليمات رقم (16) لسنة 1988 وتعديلاتها وإعادة الإخطارات من المناطق بالمخالفة لذلك 00 على أن يعد تقرير تحليلى ببيان هذه المخالفات عن كل منطقة أو مكتب تأمينى0
مادة ثالثة :
يكون تبعية هذا القسم مباشرة لنائب مدير المنطقة لشئون المزايا التأمينية 0
مادة رابعة :
على الإدارة العامة للتنظيم والإدارة ضرورة متابعة انشاء أقسام الصرف الدورى بالمناطق والمكاتب التأمينية وتزويدها بالقوى العاملة اللازمة لها من بين العاملين بالمنطقة0
مادة خامسة :
على الإدارة العامة للمتابعة ضرورة متابعة تنفيذ هذه التعليمات بكل دقه 0
مادة سادسة :
يعمل بهذه التعليمات إعتباراً من 14/10/1995
رئيس الصندوق " حمدي عبد الغنى إبراهيم "
